Microsoft 365 und Teams im Unternehmen etablieren

Nach der technischen Einführung der Kommunikations-Plattformen muss es darum gehen, rasch eine effektive Arbeitsform für alle im Homeoffice zu etablieren. Das Mittel der Wahl für viele Organisationen ist hier Microsoft Teams im Unternehmen: schnell installiert, verfügt Teams als Teil von Office365 bereits über eine Fülle an Funktionen. Doch die tatsächliche Einführung von Microsoft Teams muss gut vorbereitet und geplant sein. Denn es handelt sich nicht nur um ein (weiteres) IT-Projekt, sondern um einen weit darüber hinaus gehenden Änderungsprozess. Microsoft Teams ändert die tägliche Zusammenarbeit – oder hat zumindest das Potenzial dazu. Für die IT ergeben sich durch den notwendigen Change gleichzeitig gute Chancen, um die Kommunikationsprozesse und die Zusammenarbeit an sich deutlich effizienter zu gestalten.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, worauf es bei der Planung und Einführung von Teams für Unternehmen ankommt und welche Verbesserungen Sie durch die richtige Einführung von Microsoft Teams erreichen können. Mit der getätigten Investition in Teams erhöhen Sie als IT-Verantwortlicher die Effizienz, schonen Ressourcen und verhelfen Ihrer Organisation insgesamt zu mehr Produktivität.

Die eigene Organisation „Teams ready“ machen – bereit für Veränderungen

Vorweg: Die Einführung von Microsoft Teams ist ein Änderungsprozess und geht damit über ein klassisches IT-Projekt hinaus. Teams ändert die Arbeitsweise und die Form der Zusammenarbeit: Etablierte Arbeitsweisen verlieren ihre Gültigkeit, neue Verfahren müssen von den Mitarbeitern erlernt und trainiert werden. Die individuelle Produktivität des einzelnen Benutzers hängt maßgeblich davon ab, wie gut die Mitarbeiter die neuen Werkzeuge nutzen können und dahinterliegende Konzepte verstehen und mittragen.

Ein Beispiel: Über Chats und Benachrichtigungen in öffentlichen Teams-Kanälen entstehen in der Organisation Transparenz und Offenheit, an Stellen, an denen Einzelne das vielleicht gar nicht so gerne sehen. Hier kann es zu Widerständen kommen, auf die die IT unbedingt vorbereitet sein sollte.

Die geänderte Form der Kommunikation bedeutet einen kulturellen Wandel. Damit dieser Wandel rasch und erfolgreich gelingt, ist ein begleitendes Änderungsmanagement nötig, das das Unternehmen oder die Abteilung „Teams-ready“ macht. Dazu gehören diese drei wesentlichen Erfolgsfaktoren:

1. Die aktive Unterstützung durch das Management – Leadership ist gefragt: Management und Führungskräfte leben die Nutzung von Teams vor und setzen es aktiv ein.
2. Die Mitarbeiter frühzeitig in die geplanten und notwendigen Änderungen einbinden: Kommunizieren Sie Vorteile und Verbesserungen in der Zusammenarbeit aktiv, um Frust oder Ablehnung von vornherein zu vermeiden.
3. Eine umfassende Schulung und die damit einhergehende Abstimmung, wie die Werkzeuge eingesetzt werden sollen: Wann wird über Chat, wann über Meldung kommuniziert? Wie sollen die Emoticons verwendet werden? Wann soll/muss jemand ‚getaggt‘ werden? usw.

Führung mit klaren Organisationsstrukturen – Governance ist gefragt

Klare Regeln und Organisationsstrukturen sind weitere wichtige Erfolgsfaktoren für den erfolgreichen Einsatz von Microsoft Teams im Unternehmen. Sie sollten daher einige Punkte von Anfang an definieren:

• Benennen Sie einen Beauftragten für die ‚Adoption‘, also die fachgerechte und durchaus auch begeisterte Nutzung, von Teams. Auf jeden Fall aber eine oder einen Gesamtverantwortlichen für MS365
• Sensibilisieren Sie Ihre Anwender für Frage ‚Öffentlich oder privat‘? Bereits bei der Erstellung sollte klar sein, ob ein neues Team für den öffentlichen Zugriff oder für den privaten Zugriff durch bestimmte Personen vorgesehen wird.
• Legen Sie eine Namenskonvention für alle Namen des Teams fest.
• Bestimmen Sie, welche Kanäle in einem Team benötigt werden. Mithilfe von Kanälen können Sie innerhalb eines Teams optimieren, welche Rollen auf welche Informationen Zugriff haben.
• Abklärung, ob für einen Kanal ein Konnektor erforderlich ist und falls ja, welcher. Konnektoren sind beispielsweise für Twitter, Trello, GitHub oder Azure DevOps verfügbar, um aktuelle Informationen der Services in den Teams Chats verfügbar zu machen und damit den Informationszugriff in Teams zu optimieren.
• Eigenverantwortung stärken und einfordern: Jede/r muss sich durch Filter, Anheften und Ausblenden selbst darum kümmern, dass er/sie den Überblick behält.

Denn: Ohne solch klaren Spielregeln kommt es zu Frust bei den Nutzern. Chaos ist oft die Folge und hoher Aufwand für das nachträgliche Aufräumen wäre eine Konsequenz.

Optimaler Maßnahmen-Mix zur Einführung von Teams im Unternehmen

Sie wissen bereits: Sie optimieren die optimale Anwendung von MS Teams durch den bekannten Mix aus Anwenderschulungen, Guidelines und angepassten Workflows oder passenden Methoden.

Empfehlenswert ist auch, wenn Sie den Mitarbeitenden begleitend zu den Trainings offene Sprechstunden anbieten. In diesen können Sie direkt auf individuelle Fragestellungen eingehen. Auf diese Weise finden Sie heraus, ob es bei Benutzern Probleme technischer oder organisatorischer Art gibt, die bisher noch unbekannt sind.

Vielleicht besteht in Ihrer Organisation der Bedarf, die Zusammenarbeit eines ganzen Teams zu optimieren? Hier eignen sich sog. ‚Showrooms‘ oder Live-Demos in Webinar-Form. In ihnen vermitteln Sie die praktische Verwendung von Teams mit Funktionen, die vielen Anwendern unmittelbaren Mehrwert bringen. Sie erleichtern den Benutzern die Verwendung der neuen Werkzeuge, indem Sie bekannte Use Cases Ihrer Organisation in diese Trainings integrieren. So helfen Sie vielen Mitarbeitenden, rasch die entsprechende Sicherheit in der täglichen Anwendung aufzubauen.

Mit diesen Key Features von Teams optimieren Sie Akzeptanz und Anwendung

Teams enthält einige Key Features, die aus Anwendersicht hochwertigen Nutzen stiften und klare Vorteile bringen. Die erwähnten Apps sind in der Regel in der Microsoft 365 Umgebung inkludiert. D.h. Sie können Teams mit ihnen perfekt optimieren, ohne eine zusätzliche Lizenzierung zu benötigen.

Key Feature Chat – Kommunikation ohne Mail

Die Chat-Funktion in Teams macht die Kommunikation denkbar einfach, ortsunabhängig und agil. Wenn Anwender Textnachrichten anstelle von E-Mails an Kollegen oder gezielt an ein Mitarbeiter-Team schicken, lässt sich damit die interne Kommunikation sehr rasch optimieren und aus Anwendersicht besser kontrollieren:

• Chat ist eine direkte und unkomplizierte Form der Kommunikation; er erhöht die Agilität im Team.
• Anwender können ihren Erreichbarkeitsstatus selbst kontrollieren und den Status beispielsweise auf ‚Nicht stören’ setzen, wenn in Ruhe wichtige Aufgaben erledigt werden müssen.
• Integrierte Emojis verleihen den Nachrichten bei Bedarf eine persönliche Note. Lesen Sie hier mehr zum Einsatz von Emojis in der Kommunikation.
• Abstimmungen im Tagesgeschäfts sind im Chat bestens aufgehoben, kein ineffizientes E-Mail Ping-Pong mehr! Mitarbeiter können dadurch ihren persönlichen Stressfaktor „Überquellender E-Mail-Posteingang“ deutlich reduzieren.
• Durch das Posten von Nachrichten in Teams oder Teams-Kanälen kommunizieren Sie mit einem Kollegen, einer ganzen Abteilung oder z.B. den Kollegen mit ähnlicher Rolle im Unternehmen. So verteilen Sie wichtige Informationen schnell und gezielt und alle sind auf demselben Informationsstand.

Key Feature Planner – Projektaufgaben effizient planen und erledigen

Projektaufgaben zu verwalten, wird mit Planner deutlich einfacher. Planner ist nahtlos in Microsoft 365 integriert und unterstützt die Zusammenarbeit bestens:

• Der Zugriff aus Sharepoint, OneNote oder Outlook direkt aus dem Plan heraus vereinfacht die Durchführung von Aufgaben.
• Pläne können auch mit Teams erstellt oder mit Microsoft Project verknüpft werden.
• Pläne ortsunabhängig vom PC oder vom Smartphone aus abrufen: Setzen Sie Microsoft Planner als Web-App, Mobile-App oder über Teams ein.
• Die Planung von Aufgaben erfolgt mit Planner zentralisiert.
• Alle Aufgaben können u.a. nach Status und Fälligkeit angezeigt und per Drag & Drop verschoben werden. Das macht die Projektarbeit im Team transparent – jeder weiß, welche Aufgaben im Team an wen verteilt sind.
• Die Zuweisung einer Aufgabe erzeugt automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, so wird keine Aufgabe übersehen.

Nutzen Sie Planner, um Ihre Teams zu optimieren. Alle profitieren von optimierten Prozessen und sparen Zeit, die Planbarkeit wird verbessert, die Transparenz gefördert.

Key Feature To Do – persönliche Aufgaben effizient verwalten

Alles an einem Platz, auch die persönlichen Aufgaben! Mit der App To Do bearbeiten Mitarbeitende ihre sprichwörtlichen ToDo’s in Form einzelner Vorgänge oder Freigabelisten schnell und unkompliziert:

• Erstellen, bearbeiten und erledigen einzelner Aufgaben in To Do, Outlook oder Planner
• Aufgabenlisten für die Organisation des einzelnen Arbeitstages erstellen
• Ausgewählte Listen mit Kollegen teilen

Key Feature OneNote – Informationen effizient organisieren, verlinken, teilen und finden

OneNote ist das bestens geeignete Werkzeug zur Dokumentation jeglicher Informationen und Wissen:

• Texte, Bilder, Links und Dokumente zu organisieren ist einfach wie nie zuvor – OneNote speichert alle Elemente automatisch. Im OneDrive-Ordner des Anwenders sind die Daten von PC, Laptop oder Smartphone gespeichert und jederzeit verfügbar.
• Die rasche und übersichtliche Strukturierung erfolgt über und in Notizbüchern, Abschnitten und Seiten.
• OneNote ist als Desktop-Anwendung oder App am PC beziehungsweise Laptop verfügbar. Die OneNote-App am Smartphone erlaubt den Zugriff auf die Daten ortsunabhängig und flexibel
• Notizbücher zu teilen ist einfach. Damit stellen Mitarbeitende Informationen und Wissen schnell und unkompliziert anderen Kollegen zur Verfügung.
• Notizbücher können gemeinsam von mehreren Kollegen zeitgleich bearbeitet werden. Es gibt lediglich ein Masterdokument. Das Erstellen von Kopien oder das zeitraubende Zusammenführen mehrerer unterschiedlicher Dokumentenstände hat ein Ende!
• Mit der leistungsfähigen Volltextsuche über alle Notizbücher oder einzelne Seiten lassen sich einmal erstellte Inhalte schnell und gesichert auffinden.

Ein Ausblick auf die Zukunft in Teams: Key Feature Viva – unternehmensweites Management von Fach- und Expertenwissen

Mit Viva wurde ein weiteres, sehr interessantes Kollaboration-Tool für Teams angekündigt. Laut momentanem Stand ist geplant, dass Microsoft Viva Kommunikation, Weiterbildung, Fachwissen und Ressourcen in einer Employee Experience Plattform EXP vereint.

• Fachwissen und Inhalte organisiert Microsoft Viva Topics automatisch im Unternehmen. Mitarbeiter finden vorhandene Informationen leichter und bringen ihr persönliches Wissen ein, indem sie fehlendes Wissen ergänzen.
• Mit Microsoft Viva Connections hat jeder Mitarbeitende ein personalisiertes Portal mit Werkzeugen, Unterhaltungen und relevanten News. Damit unterstützen Sie eine Unternehmenskultur, die alle aktiv einbezieht und erfolgreiches Zusammenarbeiten fördert und beschleunigt.
• Mit Microsoft Viva Learning wird Lernen zu einem selbstverständlichen Bestandteil der Arbeitsroutine. Alle Mitarbeitenden können durch praxisnahes und einfaches Lernen ihre Stärken entwickeln und stärken.