Blogserie „Virtuelle Zusammenarbeit” – Teil 3
In unserer Blogserie „Virtuelle Zusammenarbeit“ teilen wir mit Ihnen Erkenntnisse und Erfahrungen, die wir in den Pandemiezeiten in Projekten sammeln konnten. Kollegiales Miteinander im virtuellen Raum gehört unbedingt dazu. Viele Mitarbeiter sitzen daheim im Homeoffice, Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt. Wie meistern Teams diese Situation am besten?
Unsere beiden vorherigen Beiträge haben sich damit beschäftigt, mit welchen Tipps und Tricks Online-Meetings effizient und effektiv durchgeführt werden können. Hier finden Sie die jeweiligen Beiträge:
- parameta-Checkliste: Unsere Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Online-Meetings
- Der Moderator in Online-Meetings
Was vielen im Homeoffice fehlt, ist die Struktur eines geregelten Arbeitstages im Büro und vor allem der Austausch mit den Kollegen. Die Bedeutung von Abstimmungen zwischendurch, aber auch von privaten Gesprächen darf im Arbeitsalltag nicht unterschätzt werden. Kollegiales Miteinander hat maßgeblichen Einfluss auf den Projektfortschritt und die Teamstimmung. Wie es gelingen kann, den Teamgedanken trotz remote Arbeit aufrecht zu erhalten, beschreiben wir in diesem Teil unserer Serie.
Tägliche themenspezifischen Regeltermine (sog. „Dailys“)
In der digitalen Zusammenarbeit ist mehr, statt weniger Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Statt eines Dailys für das gesamte Team ist es sinnvoller, mehrere themenspezifische Termine aufzusetzen. Um die Meetings möglichst strukturiert und effizient zu gestalten, sollten an den Terminen jedoch nur die direkt involvierten Projektmitglieder und nicht das gesamte Projektteam teilnehmen.
Eine virtuelle Kaffeeküche einrichten
Um auch Zeit für persönliche Gespräche zu haben und das gute Teamklima aufrecht zu halten, eignet sich das Einrichten einer oder mehrerer Kaffeeküchen. Hier können sich die Kollegen in entspannter Atmosphäre austauschen und plauschen. Dabei ist es explizit erwünscht, die Kaffeeküche auch in privateren Momenten mit dem Handy zu betreten, also z.B., wenn man gerade Mittagessen holt, den Hund spazieren führt oder einen Kaffee trinkt.
Chatten statt mailen
Themen schnell und unkompliziert zu klären, gelingt mit Chat-Nachrichten deutlich besser als mit E-Mails. Denn sie sind weniger formal, was eine schnellere Kommunikation ermöglicht. Zudem können kurze Fragen, die man im Büro über den Bildschirm hinweg seinen Kollegen gestellt hätte, auch per Chat einfach und leicht zwischendurch geklärt werden. Damit das Gegenüber weiß, wann es mit einer Antwort rechnen kann, sollte jeder Mitarbeitende bei der Nutzung von Chat-Programmen den eigenen Status und gegebenenfalls eine Statusnachricht aktuell halten. Ist zudem von jedem Chat-Teilnehmer ein Foto hinterlegt, macht das die Zusammenarbeit noch einmal deutlich persönlicher.
Mehr (Video-)Anrufe fördern kollegiales Miteinander
Was schon für die Zusammenarbeit im Büro galt, wird bei der virtuellen Zusammenarbeit noch wichtiger: Häufig können Themen schneller geklärt und Missverständnisse vermieden werden, wenn man zum Hörer greift und die involvierten Personen anruft, statt endlose E-Mail- oder Chat-Konversationen zu führen. Zudem unterstützt dies auch wieder das kollegiale Miteinander.
Die Kamera ist immer „AN“
Online-Meetings und -Anrufe bekommen durch die Nutzung der Kamerafunktion eine persönliche Note. Dies trägt maßgeblich dazu bei, das Teamgefühl trotz Arbeit aus dem Homeoffice aufrecht zu halten. Außerdem lassen sich Reaktionen, Emotionen und Stimmungen des Gegenübers mit dem Zusatzkanal Bild besser erkennen und erwidern.
Emojis und GIFs fördern Spaß für kollegiales Miteinander
Zur Auflockerung von Meetings und um Emotionen im Schriftverkehr besser ausdrücken zu können, sind Emojis und GIFs hervorragend geeignet. Außerdem tragen sie dazu bei, den Spaß an der Arbeit auch im Homeoffice nicht zu verlieren.
Wir hoffen, Sie können einige unserer Anregungen auch bei sich im Unternehmen einsetzen und dadurch das Miteinander auch virtuell menschlicher und wie vor Ort gestalten.
