Der Negativitätseffekt in der professionellen Kommunikation

Stellen Sie sich vor, Sie betreten einen dunklen Raum. Was wird Sie dort erwarten? Ein Goldschatz oder doch eher ein Killer-Clown? Falls Sie die Frage mit „Killer-Clown“ beantwortet haben, zeigt der Negativitätseffekt bei Ihnen Wirkung, den wir hier näher ausführen. Zusätzlich zeigen wir Mittel und Wege auf, wie Sie den Negativitätseffekt bei Ihrer Projektarbeit umgehen und abschwächen können.

Ursachen des Negativitätseffekts

Dass Menschen durch den Negativitätseffekt geprägt werden, hat Ursachen in der Evolution. Kurz gesagt: Unser Gehirn will uns schützen. Für unsere Vorfahren war es überlebenswichtig, sich zu erinnern, wo Raubtiere lauerten oder welche Früchte giftig waren. Zur Erhöhung unserer Überlebenschancen hat das Gehirn in der Folge zahlreiche Mechanismen entwickelt, um Negatives, wie echte oder vermeintliche Gefahren, schneller und wahrscheinlicher wahrzunehmen – um entsprechend darauf reagieren zu können.

Obwohl wir heute in einer sehr viel sichereren Welt leben, werden unsere Erfahrungen und Kommunikation noch immer vom Negativitätseffekt beeinflusst. Das Projektmanagement ist hiervon nicht ausgenommen. Gerade hier kommt einer effektiven und effizienten Kommunikation eine wesentliche Rolle für den Projekterfolg zu.

Fehlende Rückmeldung lässt Raum für negative Deutung

Die Tendenz zur negativen Deutung von Nachrichten ist besonders bei der schriftlichen Kommunikation z.B. in Chats oder E-Mails vorherrschend. Der Mensch ist darauf ‚programmiert‘, während eines Gesprächs eine unmittelbare Rückmeldung vom Gegenüber zu erhalten. Dies betrifft nicht nur die Sprache, sondern auch Mimik, wie ein Stirnrunzeln oder ein zweifelnder Blick. Dieses Feedback fehlt in der schriftlichen Verständigung eines Projektteams völlig. Das bedeutet konkret, dass eine von Ihnen freundlich verfasste Nachricht von Ihrem Teamkollegen oder Ihrem Kunden als neutral oder unfreundlich empfunden werden kann. Und zwar ohne, dass das Ihre Absicht ist.

Negativitätseffekt entgegenwirken in der Projektkommunikation

Doch wie kann man dem Negativitätseffekt entgegenwirken? Wie lässt sich die schriftliche Kommunikation innerhalb eines Projektes nachhaltig verbessern? Zunächst sollte sichergestellt werden, dass sich eine Nachricht in den Ohren des Empfängers nicht negativ anhört. Hier ist es ratsam, die Nachricht vor dem Versenden nochmals durchzulesen; bei heiklen Nachrichten lesen Sie sich diese am besten laut selbst vor. Dabei prüfen Sie, ob die Nachricht eindeutig positiv klingt oder ob es Raum für Fehlinterpretation gibt.

Emojis zu nutzen kann ebenfalls ein guter Ansatz sein, um zu vermeiden, dass eine Nachricht falsch aufgefasst werden könnte. Allerdings ist der Einsatz von Emojis in der beruflichen Kommunikation nicht immer ratsam. Adressatengerecht ist hier vielmehr das richtige Stichwort.

5 Tipps gegen den Negativitätseffekt

Hier unsere fünf Tipps, die helfen können, den Negativitätseffekt in Ihrer Projektarbeit zu umgehen:

• Vermeiden Sie Ambiguität: Nutzen Sie positive Phrasen und vermeiden Sie kurze Antworten. Falls möglich, fügen Sie einer negativen Nachricht eine positive Ergänzung bei. Etwa: „Leider kann die bestellte Ware nicht ausgetauscht werden, aber ich kann Ihnen den monetären Gegenwert der Bestellung gutschreiben“
• Nutzen Sie Emojis: Zwar sollten Sie Emojis nicht im Übermaß verwenden, aber Emojis können frischen Wind in eine Konversation bringen und kurz und knackig eine Reaktion beschreiben. Dies trifft insbesondere auf Live-Chats mit Ihren Teamkollegen zu.
• Nutzen Sie positive Phrasen: Kurze Phrasen wie „Das klingt wunderbar“, „Das hört sich gut an“ sind eine gute Möglichkeit, eine positive Atmosphäre in der schriftlichen Kommunikation eines Projektteams zu kreieren.
• Kommunizieren Sie transparent: Die Darstellung und Kommunikation der eigenen Position in Bezug auf ein Thema kann helfen, Verständnis für das eigene Verhalten bei Ihrem Teamkollegen oder Kunden zu generieren.
• Unterstellen Sie keine Böswilligkeit: Falls Sie selbst eine Nachricht erhalten, die Sie als negativ wahrnehmen, gehen Sie nicht automatisch von einer schlechten Absicht Ihres Gegenübers aus. Vielleicht handelt es sich eher um Fehlkommunikation. Sie können davon ausgehen, dass die Nachricht positiver gemeint ist, als sie sich liest. Machen Sie sich bewusst, dass Ihr Gegenüber Ihnen versehentlich falsche Signale senden könnte.

Unsere eigene Erfahrung

Auch wir bei parameta haben Erfahrungen mit dem Negativitätseffekt und seinen Auswirkungen gesammelt. Aus unserer Sicht bieten moderne Kollaborationstools oder Module in Projektmanagement-Lösungen die besten Möglichkeiten für einen personalisierten digitalen Dialog. Und damit die besten Chancen für eine effektive, effiziente und positive Kommunikation im Projektmanagement!

Sollten Sie mehr Informationen zum Projektmanagement oder Hilfe bei der Auswahl geeigneter PM-Tools benötigen, melden Sie sich gerne bei uns. Oder folgen Sie uns einfach auf LinkedIn.