Vergleich: Fünf Projektmanagement-Tools für Microsoft Teams

Tool-Vergleich: Projektmanagement-Tools für Microsoft Teams

Gibt es gute Projektmanagement-Tools oder Apps für die Arbeit in Microsoft Teams? Diese oder sehr ähnliche Fragen erreichen uns beinahe täglich. Schließlich arbeiten schon viele IT-Mitarbeitende seit geraumer Zeit ausschließlich oder überwiegend remote, aus dem Homeoffice. Für die meisten heißt das: Kommunikation und Kollaboration erfolgen sehr häufig über die Tools bzw. Apps, die in der Microsoft-Umgebung des Unternehmens vorhanden sind, allen voran über Microsoft Teams. Die Apps sind dabei so etwas wie die Wunderwaffe im TechStack in Sachen Flexibilität, Schnelligkeit und Akzeptanz. Doch gerade im Projektmanagement schätzen es die Anwender, wenn sie eine vertraute Standardapplikation wie Microsoft Teams schnell per Klick an die eigenen Bedürfnisse und Methoden anpassen können. Und genau diese schnelle Anpassung, so unsere Erfahrung aus über zwei Jahrzehnten Projektmanagement-Beratung, macht die Nutzung eines Projektmanagement-Tools erfolgreich!

Welches Tools für welchen Zweck? Das können die fünf Projektmanagement-Tools für Microsoft Teams

Die hohe User-Akzeptanz haben auch die Entwickler der nachfolgend kurz vorgestellten Projektmanagement-Tools für Microsoft Teams im Blick. Wir stellen Ihnen fünf ausgesuchte, beliebte Apps vor, die sich ganz unterschiedlich in Teams integrieren und nutzen lassen. Nicht alle Apps sind gleich gut für alle Anwendungsbereiche geeignet. Das müssen sie aber auch nicht. Denn die Idee hinter der Integration via Apps ist eher, dass sich jeder Projektleiter genau die App aus einer Art Tool-Katalog aussucht, die er oder sie besonders braucht. Nicht die IT bestimmt, welche App für welchen Zweck, sondern der Anwendungsfall der Nutzer.

Microsoft Tools -Vergleich: Fünf beliebte Projektmanagement-Tools in Microsoft Teams

So funktioniert die Integration der fünf Projektmanagement-Tools in Microsoft Teams

PPM Express

Kurz und knapp: Das kann PPM Express für Microsoft Teams

PPM Express ist eine Cloud-basierte Plattform, die für die einfache Integration vorhandener Projekte in Microsoft Planner, Azure DevOps, Jira und Microsoft Project Online entwickelt wurde. Die Software dient insbesondere zur Überwachung und Verwaltung von Status, Kosten und Fortschritt aller Projekte in einer Organisation. PPM Express unterstützt sowohl klassische als auch agile Projekte und ermöglicht so einen Methodenmix im Portfolio. Die ‚KI‘ des Systems erkennt Abweichungen und Probleme in den Projekten. In der Konsequenz können die Projektleiter möglichen Schwierigkeiten frühzeitig entgegenwirken und Risiken proaktiv reduzieren. Speziell im Projektportfolio-Management hebt sich das Tool von der Konkurrenz ab.

Integration von PPM Express in Microsoft Teams

Die Integration von PPM Express in Microsoft Teams erfolgt ausschließlich über die Registerkarten innerhalb eines Kanals. Die App kann nicht an die Funktionsleiste in Microsoft Teams angebunden werden. Beim Anlegen der Registerkarte wählt der Nutzer das entsprechende Portfolio oder das Projekt aus, welches zuvor im Browser erstellt wurde. Zusätzlich kann der eigene Workspace als Registerkarte hinzugefügt werden, in dem die Aufgaben des jeweiligen Nutzers dargestellt werden. Da die Funktionalitäten über Microsoft Teams stark eingeschränkt sind, dient die Integration überwiegend dem Abbilden der Projekte und Portfolios, die in der Web-Version angelegt und gepflegt werden. Das Erstellen von Workflows mit Hilfe von Power Automate ist derzeit noch nicht möglich.

Lizenz Modelle von PPM Express für Microsoft Teams (abgefragt Januar 2021)

Asana

Kurz und knapp: Das kann Asana für Microsoft Teams

Asana bietet seinen Anwendern viele grundlegende Funktionen für das Planen und Steuern von Projekten. Vor allem in seiner Benutzerfreundlichkeit hebt sich Asana von anderen Tools zum Teil deutlich ab. Ebenfalls liefert die Software die Möglichkeit, Unternehmensziele festzulegen und Projekte auf diese auszurichten. Asana zeichnet sich außerdem durch die über 160 zur Verfügung gestellten Integrationsmöglichkeiten aus. Mit ihnen können Anwender den Funktionsumfang, beispielsweise mit Apps für die Zeiterfassung, erheblich erweitern.

Integration von Asana in Microsoft Teams

Asana kann grundsätzlich sowohl als Registerkarte in einen Kanal als auch als eigene App in der Systemleiste von Microsoft Teams integriert werden. Über die Registerkarte können anschließend neue Aufgaben zu Projekten hinzugefügt werden. Der Chat-Bot von Asana bietet den Anwendern weitere nützliche Funktionen: Hier können Regeln angelegt werden, die den Nutzer zum Beispiel bei Statusänderungen eines Projektes benachrichtigen. Zudem dient der Chat-Bot auch der Erstellung neuer Aufgaben. Neben der Integration in private und öffentliche Unterhaltungen, bietet Asana auch einen Connector in Power Automate. Mit ihm können weitere, individualisierte Workflows erstellt werden.

Lizenzmodelle von Asana für Microsoft Teams (abgefragt Januar 2021)

Wrike

Kurz und knapp: Das kann Wrike für Microsoft Teams

Wrike überzeugt vor allem mit einer Vielzahl an ausgereiften Projektmanagement-Funktionen. So zeichnet es sich insbesondere durch die detaillierte Strukturierung bei komplexen Projekten mit Unterordnern und Teilaufgaben aus. Das Tool bietet des weiteren viele sinnvolle Integrationen und kann mit einer API-Schnittstelle mit eigenen Tools erweitert werden. Die Funktionen für das Ressourcenmanagement sowie die Zeiterfassung sorgen ergänzend für einen guten Überblick über aktuelle Auslastungen und Aufgaben der Mitarbeiter.

Integration von Wrike in Microsoft Teams

Die Integration von Wrike in Microsoft Teams bringt einen überschaubaren und gleichzeitig nützlichen Funktionsumfang mit sich. Projekte können als Registerkarte zu den jeweiligen Kanälen in Microsoft Teams hinzugefügt und Aufgaben darin verwaltet werden. Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, sich das Projekt in einer Zeitleisten-Ansicht darstellen zu lassen. Durch die weitere Integration von Wrike als App in der Funktionsleiste von Microsoft Teams wird dem Anwender die Möglichkeit gegeben, den Überblick über die in Teams integrierten Projekte zu behalten und somit alle ihm zugewiesenen Aufgaben zu verwalten. Eine tiefergehende Integration mit einem Chat-Bot oder durch Workflows mit Power Automate ist leider nicht möglich, allerdings können Benachrichtigungen für jeden Kanal individuell eingerichtet werden.

Lizenzmodelle von Wrike für Microsoft Teams (abgefragt Januar 2021)

Monday.com

Kurz und knapp: Das kann Monday.com für Microsoft Teams

Monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die Projekt-Workflows verfolgt und Teams bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützt. Der Fokus des Programms liegt auf einem Maximum an Benutzerfreundlichkeit. Dashboards können beispielsweise individuell durch Widgets angepasst werden. Durch die Einfachheit der Software sind spezielle Vorkenntnisse für die Nutzung nicht notwendig. Außerdem verfügt die Software über einige überzeugende Kollaborationsfunktionen, mit denen sich die gesamte Kommunikation zentralisieren lässt.

Integration von Monday.com in Microsoft Teams

Bei der Integration von Monday.com in Microsoft Teams werden den Anwendern grundsätzlich alle Funktionen des Tools zur Verfügung gestellt. Über die Registerkarten in den Kanälen kann die Software als App eingefügt und darin die Projekte geplant und gesteuert werden. Dabei kann der Nutzer wählen, ob er ein neues ‚Board‘ anlegen oder ein bereits vorhandenes einfügen möchte. In beiden Szenarien stehen den Anwendern viele Funktionen des Tools zur Verfügung. So können die Projekte direkt in Microsoft Teams geplant und gesteuert werden und in verschiedenen Ansichten, wie zum Beispiel Gantt-Charts oder Kanban-Boards, visualisiert werden. Auch bei diesem Tool stehen keine Connectoren für individuelle Workflows über Power Automate zur Verfügung. Auch ist eine Interaktion mit dem Microsoft Planner bei Monday.com nicht möglich.

Lizenzmodelle von Monday.com für Microsoft Teams (abgefragt Januar 2021)

ClickUp

Kurz und knapp: Das kann ClickUp für Microsoft Teams

ClickUp ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die vom einfachen Aufgaben-Management bis hin zum Portfolio-Management zahlreiche Funktionen abdeckt. Mit dem Hierarchiekonzept von Workspaces, Spaces und Ordnern punktet das System besonders bei der Strukturierung von (großen) Projekten. Die verschiedenen Ansichten der Software ermöglichen es, Projekte aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten und nach Bedarf den Fokus zu wechseln. Neben klassischen Projekten unterstützt ClickUp auch ansatzweise agiles Projektmanagement nach Scrum oder Kanban, allerdings fehlen für ein rein agiles Arbeiten notwendige Elemente wie Backlogs oder Sprints.

Integration von ClickUp in Microsoft Teams

Die Integration von ClickUp in Microsoft Teams erfolgt über einen so genannten Connector. Der Nutzer kann den Connector für die App über die Funktionsleiste in Microsoft Teams zu einem bestimmten Kanal hinzufügen und konfigurieren. Ist ein ClickUp-Connector in einem Kanal eingerichtet und es ergeben sich Änderungen in dem Projekt, wie beispielsweise ein Statusupdate einer bestimmten Aufgabe, so wird dies in dem jeweiligen Kanal im Register „Beiträge“ veröffentlicht. Die Mitglieder des Kanals haben dann die Möglichkeit, mit einem Klick auf den Beitrag in die entsprechende Aufgabe in der App zu springen. Eine vollständige Integration des Projektmanagement-Tools in Microsoft Teams ist nicht möglich.

Lizenzmodelle von ClickUp für Microsoft Teams (abgefragt Januar 2021)