Microsoft Teams als Collaboration-Tool: Was ist bei der Einführung zu beachten?

„Computer helfen uns dabei, Probleme zu lösen, die wir ohne sie nicht hätten.“
Unbekannter Philosoph

Seit einiger Zeit wird der englische Begriff für Zusammenarbeit, Collaboration, verwendet, um eine Vision einer einheitlichen Arbeitsumgebung zu zeichnen, in der viele verschiedene Datensilos, Kommunikationswege und seit jetzt über 13 Monaten auch Arbeitsorte und Methoden zur Zusammenarbeit aufgehen. Die klassischen Grenzen der traditionellen IT mit diversen Servern werden aufgeweicht, fließende Übergänge geschaffen. Als Krönung sind diese Dienste als Cloudservice nutzbar. Oft verbunden mit der Hoffnung, die IT vor Ort zu entlasten. Eine bekannte Lösung ist Microsoft Teams, das verschiedenste Funktionen unter einem einheitlichen Interface zusammenfasst.

Bei einer Einführung eines derartigen Systems werden oft Details übersehen, die später unangenehme Folgen haben. Besonders die transparente Speicherung von Dateien in der Cloud wirft neue Fragen zu Compliance und Backup-Strategien auf.

Checkliste zur Einführung von Teams: Richtig geplant, erfolgreich implementiert

Zur Vermeidung von Frustration und teuren Nachbesserungen sollte bereits vor dem Einführen von Microsoft Teams eine strukturierte Planung erstellt werden. Mit klaren Zielen und Erwartungen an die neuen Arbeitsweisen, einer Gegenüberstellung bisheriger und zukünftiger Workflows und den Zuständigkeiten beteiligter Mitarbeiter und Abteilungen.

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Zeit und Aufwand sparen bei der Einführung von Microsoft Teams.

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A) Strategie

Als Organisation sollten Sie hier strategische Fragen im Vorfeld klären, die die langfristige Ausrichtung betreffen. Dazu zählen Fragen wie:

• Wie sollen sich die Art und Weise von Zusammenarbeit, Kommunikation und Führung verändern?
• Wieviel Transparenz verkraftet die Organisation?
• Wie wollen wir zukünftig mit Offenheit und Transparenz umgehen?

B) Taktik

Für die Umsetzung bzw. Implementierung von MS365 und Teams in Ihrer Organisation oder Ihrem Unternehmen, müssen Sie eher taktische Fragen stellen und deren Bearbeitung organisieren.

1) Formulierung der gewünschten operativen Veränderungen durch die Nutzung von MS365

• Welche bisherigen (ineffizienten) Workflows sollen abgelöst werden?
• Wie sollen die zukünftigen Workflows aussehen? Oder: Welche gegebenenfalls überlappenden Systeme kann man nach der Einführung von Teams abschalten?
• Welchen Herausforderungen, wie beispielsweise der Einführung von Homeoffice oder einer Vergrößerung des Außendienstes, haben Sie sich zukünftig zu stellen?
• Soll die neue Plattform nur firmenintern genutzt werden?
• Sollen Lieferanten und Kunden mit in die neue Plattform eingebunden oder angebunden werden können, beispielsweise zum Austausch von Unterlagen?
• Welche Synergieeffekte sollen genutzt werden, und wie lassen sich diese messen?
• Soll die bisherige Telefonie ebenfalls abgelöst und integriert werden?

2) Konkretisierung der technischen Gegebenheiten mit obiger Zielformulierung

• Welche Systeme (z.B. Server, Endgeräte, eingesetzte Software) sind nach dem erfolgreichen Einführen von Teams überflüssig?
• Welche Vorlagen, Dokumente, Prozesse und Zuständigkeiten sowie Stellen/Rollen werden ggf. obsolet?
• Wie sehen die erwarteten langfristigen Kostenveränderungen (inkl. ggf. erhöhter Kosten in der Einführungsphase) aus?
• Welche abteilungsspezifischen Besonderheiten sind zu beachten?
• Welche Konsequenzen hat Teams für die betreuende IT-Abteilung und dort notwendige Schulungen?
• Wie werden die verschiedenen Abteilungen mit ihren jeweiligen Anforderungen in die Planung eingebunden?
• Nach welchen Vorgaben sollen zukünftig Dateien abgelegt und zur Verfügung gestellt werden (Berechtigungskonzept)?
• Sind Vorgaben bezüglich Governance und Compliance vorhanden und klar definiert?
• An welchen Stellen ist der Betriebsrat vor der Einführung von Teams zu beteiligen und zustimmungspflichtig?
• Wie soll die erwartete Effizienzsteigerung zukünftig gemessen (z.B. Durchlaufzeit eines Routinevorganges) und bewertet werden?

Aus den obigen Punkten ergeben sich viele taktisch/operative Themen für die Collaboration:

3) Einbindung der Mitarbeiter in die Planung

• Welche Wünsche, Erwartungen oder Hoffnungen haben die Endnutzer an das neue System?
• Lassen sich diese als konkrete Use Cases formulieren?
• Wie sollen Chats und Foren verwendet werden?
• Welche Regeln sollen für die Erstellung neuer Bereiche gelten?
• Sollen mit Teams interne Mails der Vergangenheit angehören? (Zero Mail Policy)
• Lassen sich Wissensdatenbanken zur Verfügung stellen?
• Wie soll die einheitliche Verwendung von personenbezogenen Daten wie Geburtstagen oder Fotos geregelt werden?
• Welche Benutzerschulungen sind zur effizienten Benutzung notwendig?
• Welche Mitarbeiter lassen sich unter Umständen als Key-User ausbilden?
• Sind Informationsveranstaltungen notwendig, um etwaige Skeptiker zu überzeugen?
• Kann Teams mit den vorhandenen Ressourcen der IT eingeführt werden? Oder sollte ein externer Consultant hinzugezogen werden?

4) Erstellung der Planung

• Wer ist federführend für die Erstellung der Ablaufplanung und Definition der Funktionsumfänge?
• Welche Kosten fallen initial an, beispielsweise für externe Beratung, Schulungen, Lizenzgebühren und sonstige laufende Kosten?
• Welche Meilensteine sollen für die Projektphasen gesetzt werden?
• Welche personellen und finanziellen Ressourcen werden benötigt?
• Sind Vorlaufzeiten von externen Partnern wie Consultingspezialisten, Juristen oder Hardwarelieferanten zu beachten?
• Welche Showstopper können auftreten und wie sollen diese behandelt werden?
• Sind Beschlussvorlagen zu erstellen und Genehmigungen einzuholen?
• Welche Faktoren sind ggf. in die Liquiditätsplanung einzupreisen?

5) Technische Umsetzung

• Welche technischen Ressourcen wie Server, Firewalls oder Internetleitungen werden benötigt, um mit Teams ein flüssiges Arbeiten zu garantieren?
• Sind die vorhandenen Endgeräte kompatibel, oder müssen für die Arbeit mit Teams neue Gerätschaften angeschafft werden?
• Sind bei Nutzung vom Homeoffice aus die Internetanbindungen der Mitarbeiter hinreichend leistungsfähig?
• Welche Konfigurationsänderungen bzw. Freischaltungen müssen im Netzwerk und der Firewall vorgenommen werden?
• Welche Sicherheitsimplikationen ergeben sich daraus, die weitere Maßnahmen nach sich ziehen müssen?
• Anlegen und Konfigurieren von Benutzern, Mailinglisten/Verteilern, Chaträume, Unterforen etc.
• Im Rahmen von Hybriden Bereitstellungen: Kopplung der Cloud-gehosteten Dienste mit den lokalen Servern vor Ort, speziell der Anmeldeserver/Domänencontroller
• Implementierung von Richtlinien zur Speicherung von Daten (Cloud oder lokal) sowie zur Umsetzung der Compliance-Richtlinien
• Einrichtung des Backups auf die von Microsoft in der Cloud gehosteten Inhalte im Rahmen der erstellten Backupstrategie
• Funktionstests und Simulieren eines Desaster Recoverys, in dem Defekte und Datenverluste simuliert werden
• Welche Anforderungen an Compliance und Data-Security müssen beachtet werden?

6) Organisatorische Umsetzung

• Erstellung von Unterlagen und Betriebsvereinbarungen
• Vervollständigung notwendiger Unterlagen und Vereinbarungen mit dem Betreiber der Cloudservices in Bezug auf Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen gemäß DSGVO
• Definition von Inhalten, die nicht in der Cloud gehostet werden dürfen oder zusätzliche Schutzmaßnahmen benötigen, wie medizinische Daten oder geistiges Eigentum/Intellectual Property
• Erstellung von Notfallplanungen und Definition von Abläufen bei Datenpannen bzw. meldepflichtigen Zwischenfällen
• Erstellung alternativer Arbeitsablaufplanung bei Ausfall der Cloudservices
• Vorbereitung der Einführung durch Mitarbeiterschulung und Erstellung von Unterlagen zur Bedienung
• Organisation von Probeläufen und Tests durch die zukünftigen Key-User und der daraus abgeleiteten Erstellung von Mängellisten
• Erstellung der Inbetriebnahme-Planung und Aufnahme Produktivbetrieb
• Planung des Rückbaus der nach der Einführung von Teams nicht mehr benötigten Server, unter Berücksichtigung von rechtlichen Aufbewahrungsfristen
• Planung eines initialen Reviews kurze Zeit nach der Einführung von Teams zur Feststellung von noch vorhandenen Reibungsverlusten und Überprüfung der Performance-Metriken

7) Nachbereitung und weitergehende Betreuung

• Wie soll eine weitergehende Betreuung und Weiterentwicklung der Plattform aussehen?
• In welchen Abständen sind Reviews der (Be)Nutzung sinnvoll, und welche Ziele sollen diese abdecken?
• Wie werden regelmäßige Pflege- und Aufräumarbeiten (nicht mehr vorhandene Benutzer, ‚Dateileichen‘, etc.) organisiert?
• Sollen regelmäßig neue Features ‚unter dem rollenden Rad‘ integriert werden oder sind hier Planungsprozesse notwendig oder sinnvoll?
• Welche Rolle sollen zukünftig externe Consultants spielen, beispielsweise im Rahmen von Reviews oder Sicherheitsaudits?

Alle obigen Punkte können Sie beliebig fein granular herunterbrechen. Eine Faustregel, an der Sie sich orientieren können: Wenn etwas ‚eigentlich‘ einfach für den Laien aussieht, so lohnt sich oft eine zweite Meinung erfahrener Experten. Meist verbergen sich im Detail manche Tücken, beispielsweise bei der DSGVO-Konformität und der abzuschließenden Vereinbarungen mit Microsoft. Hier lohnt sich oft die Beauftragung spezialisierter Juristen, um potenzielle, teure Fallstricke bereits im Vorfeld aus dem Weg zu räumen. Gleiches gilt für die Verhandlungen mit dem Betriebsrat zur eventuell notwendigen Betriebsvereinbarungen. Deren Erstellung und Verabschiedung kann wertvolle Zeit binden.

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