Hat sich Ihr Unternehmen dazu entschieden, künftige Projekte mit der SCRUM-Methode, also agil, durchzuführen? Agiles Projektmanagement soll ab jetzt zum Standard werden? Dann stellt sich – neben einigen anderen Dingen – immer auch die Frage: Wie kommen wir jetzt zu leistungsstarken Scrum-Projektteams?
Wir zeigen Ihnen hier die grundsätzlichen 5 Schritte, die es aus unserer Erfahrung braucht, damit agile Scrum-Projektteams wirklich gut agil arbeiten können.
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Vor dem Projektstart: Alle Beteiligten und Betroffenen anhören
Das Umfeld eines Projekts hat sicherlich den größten Einfluss auf den späteren Ausgang. Hier entscheidet sich, ob agile Methoden und agiles Vorgehen erfolgreich sein werden – obwohl mit ‚Umgebung‘ die Menschen gemeint sind, die nicht Teil des agilen Scrum-Projektteams sind.
Das können Sie sofort tun, um beste Startmöglichkeiten für Ihr agiles Projektteam zu schaffen:
- Bedenken ernst nehmen
Schaffen Sie im Vorfeld Möglichkeiten für alle Stakeholder, ihre Bedenken in Bezug auf das Projekt anbringen zu können.
- Teilen
Laden Sie andere dazu ein, ihren Input zum geplanten Projekt mit Ihnen zu teilen. Geben Sie aber keine Versprechen ab.
- Ideen geben oder empfangen
Dokumentieren Sie diesen Input und machen Sie die Dokumentation den Beteiligten zugänglich. Am besten zentral, in der Cloud. So sind alle bei Änderungen auf dem Laufenden.
- Zusammenarbeit – egal von wo
Agile Projektteams sind mehr als andere im ständigen Austausch. Schaffen Sie dafür eine leistungsfähige Plattform.
Vorsicht: Hierarchien in Organisationen!
In vielen Organisationen existieren ‚Königreiche‘ mit teils mächtigen Bereichsfürsten und eindeutig hierarchischen Strukturen. Für agile Projekte braucht es jedoch zwingend interdisziplinäre Teams und offene Zusammenarbeit!
Das können Sie sofort tun, damit Ihr agiles Projektteam gut mit Hierarchien zurechtkommt:
- Dieselbe Sprache sprechen – sorgen Sie dafür, dass sich die Experten Ihrer verschiedenen Abteilungen wirklich verstehen. Achten Sie darauf, dass Projektteams und Fachabteilungen die gleichen Fachbegriffe richtig verwenden. Gegenseitiges Verständnis ist hier eine Schlüsselkompetenz.
- Klären Sie Ziele, Anforderungen, aber auch Bedenken und Unklarheiten in moderierten Workshops oder Meetings.
- Wenn viele Meetings und der dazugehörige Austausch hauptsächlich online stattfinden, sollten Sie die Moderation bzw. die Rolle des Moderators von Anfang an mit in Ihr Projekt einplanen.
Wie Sie erfolgreicher in virtuellen Projektmeetings agieren und kommunizieren, lesen Sie hier im Blog
Übersetzer und Hüter im agilen Scrum-Projekt: Suchen Sie einen starken ‚Scrum Master‘
Beim Aufsetzen agiler Teams darf diese Rolle auf keinen Fall fehlen: der Scrum Master. Er oder sie sorgt im gesamten Projektverlauf dafür, dass das agile Team möglichst ungestört arbeiten und sich entwickeln kann. Als Facilitator und Coach hat der Scrum Master eine absolut entscheidende Rolle für den Erfolg des gesamten Projekts.
Der Scrum Master schützt das Team vor Störungen. Gleichzeitig kümmert er sich darum, dass das Team auch wirklich als Team funktioniert. Scrum Master sind Meister im „Übersetzen“: Sie nehmen die Anforderungen ihres agilen Projektteams auf, z.B. nach leichterem Austausch untereinander, einer verbesserten Datenablage, weniger Störungen durch andere Abteilungen, usw. Und übersetzen diese Anforderungen dann in den Alltag. D.h. sie kümmern sich um optimale technische Rahmenbedingungen genauso wie um Konfliktlösungen, bessere Kommunikationstools oder persönliche Weiterentwicklung. So stellen Scrum Master sicher, dass alle bestmöglich arbeiten können. Auch die passende Projektmanagement-Software kann agile Projektteams positiv unterstützen.
Wie Sie die Auswahl einer solchen Software selbst zum agilen Projekt machen können und was es dabei zu beachten gibt, lesen Sie hier im Blog
Kunden frühzeitig einbinden – der Product Owner kümmert sich
Eine der größten Herausforderungen im agilen Projekt ist das grundsätzlich andere Verständnis, wann und vor allem was der Kunde als Auftraggeber im Verlauf des Projekts zu sehen bekommt. Der Plan im agilen Projektmanagement: In den etwa 14tägigen Sprints sieht ein Kunde in kurzen Abständen Arbeitsergebnisse. Die Präsentation dieser Teil-Ergebnisse übernimmt und moderiert im Scrum der Product Owner. Er oder Sie macht dem Auftraggeber hier klar: Die Increments unterstützen schon das spätere Gesamtziel, sind aber eben nicht perfekt und fertig. Indem der Product Owner den Kunden frühzeitig und regelmäßig involviert, erhält das agile Projektteam wertvolles Feedback aus diesem Austausch! Das Team erkennt so, ob es auf dem richtigen Weg ist und kann im nachfolgenden Sprint direkt – und somit deutlich schneller als im klassischen Projektmanagement – auf das Feedback des Kunden eingehen.
Agilität und agiles Projektmanagement sind Veränderungsprozesse
Agil werden Organisationen nicht ‚einfach so‘ und nie isoliert nur in einem Projekt. Denn agile Projektteams sind immer auch Teil eines größeren Ganzen. Sie sind in die bestehende Organisation eingebunden und über Gremien, Abteilungen, etc. mit dem Rest des Unternehmens vielfältig verbunden. Echte Agilität und Veränderungswille entstehen immer dann, wenn der richtige ‚Mindset‘ aller Beteiligten und die Unterstützung durch die Führungsetage zusammenkommen.
Dieser Mindset – die persönliche Haltung, die Bereitschaft – zum agilen Arbeiten kommt von innen heraus und kann nicht erzwungen werden. Hier zeigt sich in der Praxis: Nur wenn alle, Mitarbeitende und Unternehmen das richtige Mindset für Veränderung haben und offen sind für den notwendigen Change, stehen die Chancen für agiles Projektmanagement ausgesprochen gut.
Fazit Scrum-Projektteams:
Über den eigenen Tellerrand zu blicken, in wechselnden Teams zu agieren, aktiv zu kommunizieren und Projektmanagement agil zu verstehen, erfordert in vielen Organisationen zunächst einmal einen Change Prozess. Das Ziel ist jedoch für viele Organisationen lohnend: Durch den Wandel hin zu agilem Projektmanagement und agilen Scrum-Projektteams können Unternehmen ihre Projekte beschleunigen und in kürzerer Zeit vorzeigbare, handfeste Ergebnisse erreichen. Läuft alles, steigt sehr oft auch die Zufriedenheit in den Projektteams. Mit allen positiven Folgen, die das mit sich bringt.
Gönnen Sie sich eine Abkürzung – wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie in kürzester Zeit erfolgreich auf agiles Projektmanagement umsteigen!
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Dr. Michael Streng & Michael Frieß
Geschäftsführer | parameta
