So vermeiden Sie die 5 häufigsten Probleme bei der Einführung von Projektmanagement-Software

Sie wissen: Ihr alles entscheidendes Erfolgskriterium für das neue PM-Tool wird die Akzeptanz der Nutzer sein.

Ganz gleich, ob Sie sich um die Einführung des neuen Tools kümmern oder ob Sie erst noch eines auswählen müssen, unsere wichtigste Erkenntnis aus mehr als 20 Jahren Beratung rund um die Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Tools für Sie: Sie werden mit Auswahl und Einführung dann besonders erfolgreich sein, wenn Sie beides gemeinsam grundsätzlich als ein Projekt begreifen und umsetzen.

„Dann klappts auch mit der Software …“

In unserer Beratungspraxis begegnen wir einer Handvoll Probleme immer wieder. Wir zeigen Ihnen hier, worauf Sie achten müssen, damit Sie die Software für Ihr Projektmanagement richtig implementieren und Ihre Projektteams zu überzeugten Nutzern des Tools machen.

Deswegen scheitern Projekte so oft

Sie haben ganze Arbeit geleistet, alles ist vorbereitet: Ihr Projektteam steht, der Projektumfang ist festgelegt und abgegrenzt, Ihre Anforderungen für das neue PM-Tool definiert. In Ihrem ausgewählten Projektmanagement-Tool ist alles sauber konfiguriert. Der Kickoff ist erfolgreich über die Bühne gegangen, alle Beteiligten sind ‚ready to go‘.

Doch nach einigen Tagen oder Wochen beginnt es zu kriseln. Wie konnte das passieren?

Laut Project Management Institute ist der primäre Grund für das Fehlschlagen von Projekten eine zu schwache Ausprägung von Prozessen. D.h. in unserem Fall: Die Auswahl und Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools werden nicht durch klare, nachvollziehbare und effiziente Prozesse wirkungsvoll unterstützt.

Mit weitreichenden Folgen: Sie handeln sich frustrierte Teams ein, die Produktivität sinkt, Auswahl und Einführung ufern aus. In Summe können sich Probleme hier negativ auf das Gesamtergebnis des Unternehmens auswirken.

Projektmanagement-Software: Die 5 häufigsten Probleme bei der Einführung

In mehr als 20 Jahren Beratung haben wir viele Einblicke in die Probleme erhalten.

Hier die häufigsten Problemfelder, die nahezu alle darin begründet sind, dass Auswahl und Einführung NICHT als ein Projekt betrachtet wurden:

1. Schon das Auswahlverfahren lief ohne Team

Wenn Sie die Teammitglieder in den Auswahl- und Testprozess nicht einbeziehen, prägt sich von Anfang an keine Akzeptanz aus. Doch genau die brauchen Sie unbedingt für den Erfolg! Um also Akzeptanz herzustellen, ist es sinnvoll und notwendig, das Team bereits bei der Auswahl eines PM-Tools eng einzubinden. Schließlich sind die Mitarbeitenden in den Teams jene, die das Tool hauptsächlich und tagtäglich nutzen.
Ein Manager dagegen ist mit den operativen Herausforderungen bei der Nutzung einer Projektmanagement-Software nicht im gleichen Maß vertraut. Er oder sie versteht oft nicht alle Funktionen und Werkzeuge, die das Team für die Erledigung seiner Arbeit benötigt.

2. Es gibt keinen durchdachten Einführungsplan

Geht es um die Einführung eines neuen Tools, hat sich in der Praxis nur ein Vorgehen wirklich bewährt: Die Einführung wird schon mit der Auswahl gemeinsam und wie ein eigenständiges Projekt geplant und umgesetzt.

Nur dann sind die Beteiligten in den Teams rechtzeitig informiert, die hauptsächlich davon betroffen sind. Rechtzeitig heißt in dem Fall: sehr frühzeitig! Eine Projektmanagement-Software einführen bedeutet, eine neue Unternehmenssoftware zu etablieren. In der Regel geht dies Hand in Hand mit Veränderungen der bisher gewohnten Prozesse, Oberflächen oder Abläufe. Dies zu meistern gelingt nicht von einem Tag auf den anderen und benötigt neben ausreichend Zeit auch einen klaren Fahrplan, eben den Projektplan zur Einführung: Welche Funktionen werden wie und welcher Reihenfolge ausgerollt? Wie arbeiten die Teams mit dem neuen Tool künftig, was ändert sich für alle? Wer lernt das neue Tool wann kennen? Gibt es ein ‚train the trainer‘-Konzept und bis wann sind diese Multiplikatoren geschult?

Am besten, Sie sichern die zentrale Rolle des Teams schon im Auswahlprozess und noch mehr in der Einführungsphase.

3. Das Projektmanagement-Tool ist zu kompliziert und ineffizient zu bedienen

Böse Überraschung: Manche Tools stellen sich trotz umfänglicher vorheriger Recherche in der Praxis als schwerfällig heraus und nicht intuitiv genug zu bedienen. Die Ursache dafür liegt in der Regel nicht beim Team, sondern an der komplizierten und bisweilen ineffizienten Handhabung der Software. Es reicht schon aus, wenn Kernfunktionen wie das Zuweisen einer Aufgabe, das Erzeugen einer To-do-Liste, Erledigen einer Aufgabe oder der Anruf beim Kollegen nicht mit einem Klick erreichbar sind. Oder wenn häufig benötigte Funktionen sich in mehrstufigen Menüstrukturen verstecken und dementsprechend mühsam aufzufinden sind. Manche Anbieter stellen mangelhafte Schulungswerkzeuge bzw. unzureichenden Support zur Verfügung. Das führt in den Teams zu Schwierigkeiten, wenn das neue Produkt übernommen werden soll.

4. Zeitmangel

Viele der modernen Tools sind erfreulich einfach zu bedienen. Manchen Teams fehlt aber schlicht die Zeit oder nehmen sich selbst zu wenig Zeit, um das neue Werkzeug gründlich zu erlernen. Auch wenn Excel oder E-Mail weder effektiv noch effizient für die Verwaltung eines Projektes sind, bleiben manche Mitgliedenden trotzdem lieber dabei. Einfach weil sie schon wissen, wie sie funktionieren und sie keine Zeit brauchen bzw. investieren möchten, um eine völlig neue Arbeitsweise zu erlernen.

5. Die Projektmanagement-Software ist zu teuer, das Geld für die Einführung fehlt

Manche Tools haben eine Unmenge an Funktionen und Optionen. Die Folge ist ein hoher Preis. Falls Ihr Team nur einen Bruchteil dieser Funktionen nutzt, ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis schlecht. Wenn die Kosten vielleicht bei einigen Tausend Euro pro Jahr liegen, dann wäre ein Teil des Geldes eventuell im Unternehmen an anderer Stelle besser investiert. Beispielsweise in einem Trainings-Konzept für die neuen User oder gar einem Changemangement-Programm. Damit die notwendigen Veränderungen eben gut angenommen und umgesetzt werden von allen.

Im Zentrum von allem bei Auswahl und Einführung: die Anwender

All diese genannten Probleme lassen sich mit großer Wahrscheinlichkeit vermeiden, wenn Sie Auswahl und Einführung als ein Projekt denken und umsetzen.

Nicht nur bei der Auswahl der Projektmanagement-Software sollte Ihr Team eine zentrale Rolle spielen. Auch bei der Einführung des Tools stehen Ihre Nutzer immer Mittelpunkt. Unnötige Funktionen können hinderlich sein. Ein schlankes, übersichtliches und benutzerfreundliches Tool kann Sie in effektiver, effizienter Art und Weise dabei unterstützen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Diese und zahlreiche andere Schwierigkeiten von vorneherein zu umgehen, dabei hilft Ihnen der Ansatz des parameta PPM Tool-Navigator®. Der hundertfach bewährte Prozess führt Sie während der Software-Auswahl und -Einführung flexibel, aber doch sehr strukturiert an Ihr Ziel. Sie erhalten passgenaue Unterstützung genau an jenen Punkten, die für Ihre Organisation maßgeblich sind. Mit dem parameta PPM Tool-Navigator® haben Sie Zugang zu Expertenwissen rund um Ihre Software-Auswahl und -Einführung. Sprechen Sie mit uns, wir freuen uns auf Ihre Anfrage!