Die Auftragsklärung, der erste Meilenstein im Projekt

Häufig erleben wir bei unserer Projektmanagement-Beratung, dass ein Vorgesetzter oder eine Auftraggeberin mit einer neuen Idee für ein Projekt an den Projektleiter herantritt. Meist hat der Auftraggeber dabei schon eine erste Idee im Kopf, in welche Richtung sich das Projekt entwickeln soll. Dann folgt die Bitte, das Ganze solle doch möglichst schnell umgesetzt werden, beziehungsweise man möge doch gleich „loslaufen“. Projektleiter heben jetzt im besten Fall ein ungefähres Ziel vor Augen. Die genauen Projekt-Ziele, Ergebnisse und Nicht-Ziele des Projekts sind aber meist noch unklar. Außerdem muss auch noch geklärt werden, welche Ressourcen nötig sind. Hier ist es für Projektleiter und ihre Teams wichtig, noch einmal einen Schritt zurück zu treten und sich erst der Auftragsklärung zu widmen.

Wie so etwas aussehen sollte, beschreiben wir hier. Los geht’s…

Auftragsklärung: der erste wichtige Schritt im Projekt

Die Auftragsklärung ist so etwas wie der Startschuss im Projekt. Noch bevor es mit der konkreten Planung für das Projekt losgeht, sollte sich der Projektleiter mit seinem Auftraggeber treffen und folgende Punkte klären:

• Was sind die Ziele des Projekts? (Scope)
• Was sind NICHT die Ziele des Projekts?
• Welche finanziellen und personellen Ressourcen stehen dem Projektleiter mit welcher Priorität zur Verfügung? (Budget)
• Wann beginnt und wann endet das Projekt und die Verantwortung des Projektleiters? (Time)
• Was und an wen berichtet der Projektleiter? (Sponsor)

Weitere wichtige Fragen für die Auftragsklärung

Neben den oben genannten Punkten gibt es noch weitere Fragen, die der Projektleiter dem Auftraggeber stellen kann:

• Werden widersprüchliche Erwartungen an den Projektleiter gestellt?
• Welche Handlungskompetenzen hat der Projektleiter in Bezug auf das Projekt?
• Gibt es Stakeholder und welchen Einfluss haben sie?
• Bekommt der Projektleiter im Unternehmen Unterstützung für das Projekt?
• Welche Risiken sind bekannt und können sie das Projekt gefährden?
• Wie wird mit Abweichungen und Projektkrisen umgegangen?
• Gibt es Incentives für den Projektleiter bzw. für das Team?
• Etc.

Projektziele immer SMART formulieren

In der Auftragsklärung sollten alle Beteiligten darauf achten, dass die Projektziele SMART formuliert sind. SMART steht dabei für:

• Spezifisch-präzise
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Hier zwei Beispiele für SMART definierte Projektmanagement-Ziele:

„Bis 15. Juni 2022 ist das Projekt im vereinbarten Umfang abgeschlossen.“

„Die Kosten für das Projekt xy betragen insgesamt 100.000 Euro.“

Werden Ziele bereits bei der Auftragsklärung so präzise wie möglich formuliert, vermeiden Auftraggeber und Projektleiter von vornherein eine unterschiedliche Erwartungshaltung zwischen sich. Auch Abweichungen während des Projektverlaufs können leicht erkannt, kommuniziert und behoben werden. Das spart Zeit, Kosten und Nerven. Neben den Projektzielen sollten bei der Auftragsklärung auch immer der Einfluss auf die Geschäftsziele, der Nutzen und die Ergebnisse beziehungsweise die sog. Deliverables geklärt werden. Dafür eignen sich sind folgende Fragen:

• „Auf welche strategischen Geschäftsziele zahlt das Projekt ein?“ (strategische Geschäftsziele)
• „Was haben wir davon, wenn wir die Ziele erreicht haben?“ bzw. „Warum sollten wir das überhaupt tun?“ (Nutzen)
• „Was liegt vor, was können wir ‚anfassen‘, wenn wir fertig sind?“ (Ergebnisse)

Wer schreibt, der bleibt: Schriftliche Zusammenfassung ist wichtig

Nach diesem Gespräch hat der Projektleiter im Optimalfall ein klares Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen des Auftraggebers an das Projekt. Im nächsten Schritt sollten die Projektziele und alles, was sonst als wichtig erachtet wurde, schriftlich festgehalten und nochmals vom Auftraggeber abgesegnet werden. Jetzt ist die Zeit, die Ziele und alles Weitere dem Projektteam vorzustellen. Dadurch kann sich der Projektleiter sicher sein, dass alle bestmöglich über die Ausgangslage informiert sind.

Auftragsklärung digital aufzeichnen

Eine Möglichkeit für eine rein digitale Auftragsklärung ist, das Gespräch zwischen dem Projektleiter und dem Auftraggeber mit Hilfe von z.B. Microsoft Teams, Zoom oder ähnlichen Plattformen abzuhalten und diesen Videoanruf aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung steht später allen berechtigten Personen im Projektteam zur Verfügung. So lässt sich im Nachhinein auch leicht ein Protokoll anlegen und bei Unklarheit können bestimmte Passagen nochmals angehört werden.

Von Anfang an ein Plus: bessere Kommunikation im Projekt

Natürlich geht es bei der Auftragsklärung wie im gesamten Projektmanagement immer auch um Kommunikation. Unsere besten Praxis-Tipps dazu und Erfahrungen aus mehr als 20 Jahre Projektmanagement-Beratung finden Sie in unserer Blog-Serie „Digitale Kommunikation“.

Sollten Sie noch mehr Informationen zum Thema Auftragsklärung benötigen oder Hilfe bei der Auswahl geeigneter digitaler Methoden zur Projektarbeit benötigen, melden Sie sich gerne bei uns. Sie möchten keinen neuen Blogbeitrag mehr verpassen, dann folgen Sie uns einfach auf LinkedIn.