Effiziente Meetings sind das Herzstück eines erfolgreichen Projektmanagements. Oft werden Meetings jedoch als zeitaufwendig und wenig produktiv empfunden. Deswegen möchten wir Ihnen in diesem Beitrag unsere Best Practices für erfolgreiche Meetings mitgeben. Sie erfahren, wie Sie durch einfache Maßnahmen Ihre Meetingkultur verbessern und damit die Zusammenarbeit im Team optimieren können.
Herausforderungen im Projektmanagement: Kommunikation und Meetingkultur
Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist die Kommunikation innerhalb des Projekts. Ineffiziente Meetings führen oft zu Missverständnissen, Zeitverschwendung und Frustration im Team. Um diese Probleme zu vermeiden, ist eine strukturierte und durchdachte Meetingkultur notwendig. Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf goldene Regeln für effiziente Meetings in Projekten vor.
5 goldene Regeln für effiziente Besprechungen in Projekten
1. Kamera & Mikrofon: Immer an & stumm – wenn Sie nicht sprechen
Für effiziente Meetings in Projekten ist es wichtig, dass die Kamera, wo immer möglich, eingeschaltet bleibt. Dies fördert die Aufmerksamkeit und schafft eine persönliche Atmosphäre. Gleichzeitig sollten alle Teilnehmer stumm geschaltet sein, wenn sie nicht sprechen. Dies minimiert störend Hintergrundgeräusche und ermöglicht eine klare Kommunikation.
2. Redebeiträge durch Handheben steuern
Effiziente Meetings profitieren von einer geordneten Gesprächsführung. Verwenden Sie die Funktion „Hand heben“, wenn Sie etwas sagen möchten, und warten Sie, bis die Moderation Ihnen das Wort erteilt. Dies verhindert Unterbrechungen und sorgt dafür, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, zu Wort zu kommen.
3. Realistische Meetingdauer planen
Eine realistische Planung der Meetingdauer ist essenziell. Stellen Sie Beginn und Ende des Meetings fünf Minuten später bzw. früher ein, um den Teilnehmern kurze Pausen zwischen den einzelnen Meetings zu ermöglichen. Dies hilft, Ermüdung zu vermeiden und die Konzentration hoch zu halten.
4. Klare und transparente Agenda erstellen
Eine transparente und aussagekräftige Agenda ist das Rückgrat jedes effizienten Meetings. Die Agenda sollte das Ziel des Meetings beinhalten und direkt im Teams-Termin als Loop-Seite erstellt werden. Dadurch ist sie für jeden Teilnehmer bereits bei der Versendung der Termineinladung einsehbar. So sind alle gut vorbereitet und das Meeting verläuft zielgerichtet.
5. Effiziente Meetings durch gezielte Moderation
Das Geheimnis erfolgreicher Online-Meetings liegt in der Moderation. Eine gute Moderation überwacht den Verlauf des Meetings, führt durch die Agenda und sorgt dafür, dass Diskussionen thematisch fokussiert bleiben. Besonders bei größeren Meetings ist dies wichtig, um Struktur und Effizienz zu gewährleisten.
Fazit
Mit diesen fünf goldenen Regeln haben Sie die ideale Struktur, um die Meetingzeit mit Ihrem Projektteam optimal zu nutzen.
Neben der Meetingkultur gibt es auch andere Herausforderungen im Projektmanagement, wie das Aufgaben- oder Dokumentenmanagement. In unserem Webinar „Projektmanagement in Teams“ zeigen wir Ihnen, wie Sie solche Probleme mit Hilfe von MS Teams angehen können.
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