Auswahl von Projektmanagement-Software – so finden Sie die passende Lösung

Wenn Sie an Ihre Aufgabe denken, eine Auswahl von Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen vorzunehmen, beschleicht Sie vielleicht ein Gefühl wie bei der Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen?

So geht es vielen Projekt-Verantwortlichen im Mittelstand oder in Konzernen: Der Markt ist voll mit hunderten Tools und Projektmanagement-Softwarelösungen, aber welche Projektmanagement-Software ist die richtige? Nach welchen Kriterien wählt man hier sinnvollerweise aus? Welche Rahmenbedingungen machen die Auswahl von Projektmanagement-Software erfolgreicher? Zur Beantwortung dieser Fragen haben wir Beratungsprojekte von mehr als 60 Organisationen unterschiedlichster Branchen systematisch ausgewertet. Und um unsere Erfahrungen aus der Praxis ergänzt.

In diesem Praxis-Leitfaden zur Auswahl von Projektmanagement-Software stellen wir Ihnen die 5 wichtigsten Kriterien für eine erfolgreiche Auswahl und Einführung eines PM-Tools vor.

1. Wie startet man die Auswahl der Projektmanagement-Software?

Jede erfolgreiche Auswahl beginnt mit einer Positionsbestimmung. Immer.

Eine neutrale und strukturierte Bestandsaufnahme der Ist-Situation im Projektmanagement zeigt einer Organisation schnell und übersichtlich, wo Schwächen im Projekt- und Projektportfoliomanagement liegen. Sie veranschaulicht zudem, welches Potenzial vorhanden ist und welche Bereiche schon gut oder sogar optimal aufgestellt sind.

Unternehmen oder IT wissen nach einer solchen Bestandsaufnahme sehr kurzfristig, welche Erfolgsaussichten im Projektmanagement bestehen und ob die Organisation überhaupt schon bereit ist für die Einführung eines Projektmanagement-Tools. In der Regel genügen wenige Tage und ein Workshop, um fundierte Antworten zu erhalten. Und eine Einschätzung, welche konkreten Maßnahmen oder Hebel beispielsweise die Auswahl und Einführung des PM-Tools zum Erfolg werden lassen.

parameta Praxistipp:

Die – vergleichsweise moderate – Investition in eine Rundumbetrachtung, eine Status-quo-Analyse, schützt vor einer ganzen Reihe sicherer Enttäuschungen und finanzieller Belastungen. Diese folgen der Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software ohne vorherige Bestandsaufnahme häufig.

2. Sind Auswahl und Einführung eines PM-Tools ein Projekt?

Die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg ist das Verständnis, dass Auswahl und Einführung ein zusammenhängendes Projekt sind. Die Erfahrung zeigt, dass eine Trennung beider Phasen wenig sinnvoll ist und zu unnötigen Reibungsverlusten auf allen Ebenen führt.

Versuche, eine Software im Tagesgeschäft quasi im Vorbeigehen auszuwählen und einzuführen, scheitern in der Regel spätestens an der Akzeptanz der User. Vermeiden Sie unbedingt ‚Hinterzimmer‘-Auswahlen und bleiben Sie in jedem Prozessabschnitt transparent. Und behalten Sie immer im Hinterkopf, dass der wichtigste Punkt bei der Einführung nicht die technische Funktionalität, sondern eine gezielt geförderte Akzeptanz der Nutzer ist.

parameta Praxistipp:

Gehen Sie sowohl bei der Auswahl als auch bei der Einführung am besten iterativ, agil vor. Wenn Sie Ihr Vorgehen an agile Methoden anlehnen, vermeiden Sie lange Einführungsprojekte und erhöhen gleichzeitig die Chancen auf eine erfolgreiche Auswahl und Einführung!

3. Wie managt und bewertet man die Anforderungen im Auswahlprozess?

Komplexe Projekte brauchen keine komplexen PM-Tools. Der kritischste Faktor einer jeden Tooleinführung ist die Akzeptanz der Benutzer. Akzeptanz sollte daher genau wie die Sicherstellung der Funktionalität Fixpunkt für die Auswahl einer PM-Lösung sein. Die technischen Anforderungen an eine Projektmanagement-Software sind völlig andere als die der Anwender. Heraus kommt häufig eine ellenlange Excelliste an Anforderungen, mit hunderten Items für (vermeintlich) erforderliche Features.

3 einfache Schritte, um Anforderungen realistisch zu managen:

• Verstehen Sie sich im Auswahlteam als Berater Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Denn sie sind es, die am Ende auch mit der gewählten Projektmanagement-Software arbeiten werden.
• In der Auswahlphase bzw. im Requirement-Prozess konsequent jede Funktion abwerten (per Malus), die nicht gebraucht wird.
• Geben Sie kleinen PM-Tools eine Chance – sie sind in der Regel schnell und unkompliziert eingeführt, geschult und führen so sehr schnell zu einer spür- und messbaren Verbesserung im Projektmanagement. Und damit zu mehr Akzeptanz!

4. Was kommt zuerst: Methode und Standards oder Projektmanagement-Tool?

Der Einsatz einer Projektmanagement-Software hat in der Regel zum Ziel, einheitliche Prozesse für Projekte und Projektportfolios vorzugeben. Die Einführung eines PM-Tools ist ein Organisationsprojekt, mit der PM-Software als zentralem Bestandteil. Eine erfolgreiche Auswahl folgt daher den vorhandenen PM-Prozessen und -Methoden.

Sorgen Sie am besten dafür, dass Ihre Organisation zunächst in die Standardisierung und Formalisierung einer PM-Methode investiert. Dabei ist es unerheblich, ob Sie nach agilen Projektmanagement-Methoden oder den Klassikern wie PMI, IPMA, PRINCE2 oder sogar nach eigenen PM-Standards vorgehen.

Wichtig ist, dass sich die Organisation für eine Methode, einen Standard entscheidet und dann konsequent damit arbeitet. Denn für eine wirksame Steuerung von Projekten, müssen Organisationen ihre Prozesse sowohl auf der Projekt- als auch auf Managementebene standardisieren und formalisieren.

Digitalisieren und standardisieren – darauf sollten Sie achten:

• Sicherheit in der Abwicklung komplexer Vorgänge: Alle Beteiligten sind sich zu jeder Zeit des Projektprozesses über die organisatorisch notwendigen Schritte im Klaren; sie erkennen und verstehen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten. Inputs und Outputs sind klar geregelt, ebenso die Beteiligten und Verantwortlichkeiten.
• Informationen innerhalb der Projekt-Teams können gezielt geteilt werden, über das spätere Tool und, viel wichtiger, vor allem in standardisierten Kommunikationsrunden im Team.
• Eine belastbare Datenbasis aufbauen: Durch Sicherheit in der Benutzung eines Tools sowie dem Austausch von Informationen steigt automatisch die Qualität der eingegebenen Daten. Beste Voraussetzungen für ein wirksames Projektcontrolling.

5. Nach der PM-Softwareauswahl ist vor dem Change

Wer als Verantwortlicher Change-Management als wesentlichen Teil von Einführungsprozessen bei PM-Tools begreift, hat schon mehr als üblich und erwartbar investiert in eine erfolgreiche spätere Nutzung der gewählten PM-Lösung. Der Einsatz einer Projektmanagement-Software bedeutet grundlegende Änderungen der Arbeitsweise vieler Mitarbeiter. Dafür braucht es vielfältige Hard und Soft Skills. Und den Willen jedes einzelnen Mitarbeitenden, das neue PM-System bzw. die neue Methode annehmen und einsetzen zu wollen.

Daher sind Schulungen in Sachen PM-Methode, Kennzahlen oder Steuerung im Multiprojektmanagement in der Regel viel zu kurz gedacht. Denn für die erfolgreiche Projektarbeit von morgen sind Mitarbeitende gefragt, die in der Lage sind, das große Ganze zu sehen. Die integrativ, kommunikationsstark, aufmerksam und problemlösend ihre Position argumentieren können. Und die danach anpacken, wo es gefragt ist.

Alles in allem muss die erfolgreiche (Projekt-) Organisation Abschied nehmen von kleinen Bereichsfürsten. An deren Stellen braucht es zukünftig ganzheitlich denkende und handelnde „über den Tellerrand-Blicker“.

Funktionsübergreifende Kompetenz weiterentwickeln – zwei Beispiele

• Menschen sind als soziale Wesen in der Regel kommunikationsfreudig. Abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit fördert die funktionsübergreifende Kompetenz im Team. In hierarchisch geführten Unternehmen initiiert oft der Leiter oder eine Projekt- oder PMO-Leiterin einen solchen Austausch. Sie oder er geht durch die Abteilungen und spricht mit Mitarbeitenden, beruft Meetings ein, etc.
• In modernen, agil organisierten Unternehmen ist ‚übergreifend‘ bereits im System verankert. Hier sind interdisziplinäre Expertenteams, die sich je nach Projekt neu finden und intensiv miteinander arbeiten und kommunizieren, die Keimzelle des Erfolgs, im Projekt wie im Unternehmen gleichermaßen.

Fazit – so gelingt Ihnen die PM-Tool-Auswahl

Ob Sie sich für eine renommierte, zumindest sehr bekannte große Projektmanagement-Software entscheiden oder für eine Web App im Software-as-a-Service-Modell, eine Cloud- oder eine ‚on premise‘-Lösung, ob mit oder ohne Kanban Boards, Gantt Charts, To-Do-Listen, etc., ob Sie eine kostenlose oder kostenpflichtige Version wählen – das einzig entscheidende Kriterium für den Erfolg Ihrer PM-Softwareauswahl ist und bleibt die spätere Akzeptanz der Nutzer.

Wenn der individuelle Nutzen sichtbar ist und sich die einzelnen Mitarbeitenden weniger stark belastet fühlen, ist häufig eine spürbar ansteigende Akzeptanz messbar. Für eine Organisation lohnt es sich aus diesen Gründen alles zu tun, was die Belastungen für die Teams geringhält und gleichzeitig die persönlichen Vorteile klar macht. Dazu zählen in Einführungsprojekten ausführliche System-Schulungen, Know-how-Erweiterung bei Soft und Hard Skills, Methodentraining, aber auch Persönlichkeitsentwicklung, beispielsweise für Projekt- oder Programmleiter