Blogserie „Virtuelle Zusammenarbeit“ – Teil 2
Im ersten Teil unserer Serie thematisierten wir, wie gute Vorbereitung dabei helfen kann, Online-Meetings effizient und effektiv durchzuführen. Unsere Checkliste dazu finden Sie hier: parameta-Checkliste.
Im zweiten Teil der Blogserie befassen wir uns mit der Bedeutung der Moderation von Online-Meetings in der virtuellen Arbeitswelt. Für effiziente und effektive remote Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern ist ein Moderator unerlässlich, um das Meeting sinnvoll zu strukturieren und konkrete Arbeitsergebnisse zu erzielen.
Moderation von Online-Meetings startet schon vor Beginn des Meetings
Vor Beginn des Meetings sollte der Besprechungsorganisator eine Agenda erstellen und diese an alle Teilnehmer verteilen. Dadurch wird eine angemessene Vorbereitung auf das Meeting möglich. Die Agenda im Vorfeld ist eine Voraussetzung für die notwendige Gesprächsstruktur während des Meetings. Gibt es keine anderen Absprachen, übernimmt in der Regel der Besprechungsorganisator die Rolle des Moderators und hat dabei folgende Aufgaben:
- Strukturieren des Meetings durch Begrüßung, Einleitung und Abschluss
TIPP: Wenn nicht sicher feststeht, dass sich alle Meeting-Teilnehmer persönlich kennen und die Rollen der einzelnen Teilnehmer bekannt sind, sollte der Moderator zu Beginn eine kurze Vorstellungsrunde initiieren, um den Einstieg in das Meeting zu erleichtern. - Zeitmanagement während des Meetings: Dies stellt sicher, dass alle Agenda-Punkte ausreichend diskutiert, bearbeitet und konkrete Ergebnisse erzielt werden können
- Festhalten von Gesprächsnotizen und/oder Meeting-Ergebnissen: z.B. auf einem digitalen Whiteboard oder in OneNote. Hier bietet sich der geteilte Bildschirm an
TIPP: Die Visualisierung strukturiert nicht nur das Meeting, sondern stellt auch die Arbeitsfähigkeit der Gruppe sicher. So sind alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand. - Protokollieren der Meeting-Ergebnisse und offenen Punkte: inkl. der für die jeweiligen Aktionspunkte verantwortlichen Personen
TIPP: Um den Konsens über die Meeting-Ergebnisse bei allen Beteiligten sicherzustellen, sollten die Ergebnisse nach dem Meeting noch einmal verteilt werden. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit zu prüfen, ob sie mit den Ergebnissen und Aktionspunkten einverstanden sind und können bei Bedarf Änderungen vorschlagen. - Einfordern der Meeting-Disziplin der Teilnehmer: z.B. dass alle Teilnehmer, die nicht sprechen, ihr Mikrofon auf stumm stellen und alle ihr Video anschalten
TIPP: Viele potenzielle Störfaktoren können bereits vor dem Meeting beseitigt werden. Unsere Tipps und Tricks für effektive und effiziente Online-Meetings finden Sie ebenfalls in Teil 1 unserer Blogserie. - Aktive Gesprächsleitung: z.B. durch Aufrufen der Teilnehmer und Beachtung, dass jeder zu Wort kommt
TIPP: Der Meeting-Chat kann verwendet werden, um Fragen oder Anmerkungen zu äußern. Auch können Teilnehmer anzeigen, dass sie einen Wortbeitrag machen möchten. Bei Microsoft Teams und nahezu allen anderen Videokonferenz-Systemen gibt es die Funktion „raise your hand“, um ein Handzeichen zu geben.
Wenn neben der Vorbereitung jedes Einzelnen auch die besondere Bedeutung einer Moderation von Online-Meetings berücksichtigt wird, steht einer effektiven und effizienten digitalen Zusammenarbeit aus dem Homeoffice nichts mehr im Weg.
Das kollegiale Miteinander
Eine weitere große Herausforderung stellen in diesem Zusammenhang oft die fehlenden täglichen Begegnungen von Kollegen im Büro dar. In der Konsequenz gerät das kollegiale Miteinander schnell in den Hintergrund. Die Abstimmungen von Kollegen untereinander und die Bedeutung von privaten Gesprächen im Arbeitsalltag sind allerdings nicht zu unterschätzen, da sie maßgeblich zur Mitarbeitermotivation und zum Projektfortschritt beitragen. Mehr dazu lesen Sie in den anderen Teilen unserer Blogserie
Blogserie Teil 1 – parameta-Checkliste: Unsere Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Online-Meetings
Blogserie Teil 3 – Digitale Kaffeeküche? Warum es wichtig ist, kollegiales Miteinander auch virtuell aufrecht zu erhalten
