Idealerweise fällt die Entscheidung für eine Projektmanagement-Software auf Basis dokumentierter und etablierter Prozesse. Das PPM Tool folgt dem Prozess, nicht umgekehrt!
Ein klares Zielbild als Erfolgsfaktor
Die Realität sieht in den meisten Unternehmen leider anders aus. Ein klares Zielbild fehlt und die IT-Organisation sträubt sich, ein solches zu entwickeln. Denn der Weg zur Ausarbeitung gemeinsamer Prozesse und Leitlinien wird meist als zu schmerzhaft empfunden. Für organisatorische und prozessuale Lücken in der Projektanbahnung und -abwicklung gibt es häufig nur eine Antwort: „Wir brauchen ein Tool“.
Heilsbringer Projektmanagement-Tool?
Die Hoffnungen, die mit einem solchen PM Tool verbunden werden, liegen auf der Hand und sind durchaus verständlich. Gesucht wird nach Sicherheit in der Abwicklung komplexer Vorgänge. Ziel ist auch die gezielte Teilung von Informationen innerhalb der Projekt-Teams und nicht zuletzt die Suche nach einer belastbaren Datenbasis, auf der ein sinnvolles Projekt-Controlling durchgeführt werden kann. Soweit so gut.
Projektmanagement-Tools als Digitalisierungsmedium von Prozessen
Was bedeutet jedoch „Sicherheit in der Abwicklung komplexer Vorgänge“ in einem PPM Tool?
(Handlungs-)Sicherheit entsteht immer dann, wenn alle Beteiligten sich zu jeder Zeit des Projektprozesses über die organisatorisch notwendigen Schritte im Klaren sind und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten erkennen und verstehen. Dies bedeutet nichts Anderes, als dass pro Prozessschritt Vorgänger und Nachfolger bekannt sind und die Inputs und Outputs klar geregelt sind. Ebenso sind die Beteiligten als auch die Verantwortlichkeiten klar geregelt.
Ist diese Bedingung erfüllt, können Informationen dorthin fließen, wo sie benötigt werden. Dies bedeutet explizit nicht, dass ein PPM-Tool die direkte Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten ersetzt. Keine PM-Lösung der Welt wird in Projekten das gesprochene oder geschriebene Wort ersetzen können.
Michael Frieß, Geschäftsführer parameta Projektmanagement GmbH
Durch Sicherheit in der Benutzung des Tools sowie dem Austausch von Informationen steigt automatisch die Qualität der eingegebenen Daten. Das schafft beste Voraussetzungen für ein wirksames Projektcontrolling. Es setzt allerdings voraus, dass klar ist, was man im Reporting darstellen möchte und wie die Daten zu interpretieren sind.
Fazit
Der Großteil der Anstrengungen erfolgt vor der Einführung von einer Projektmanagement-Software. Nämlich dann, wenn man sich innerhalb einer Organisation auf verbindliche Prozesse einigen muss. Funktionierende Prozesse sind die Voraussetzung für eine effiziente und erfolgreiche Implementierung von PPM Tools. Sind Prozesse, Ergebnistypen und Verantwortlichkeiten vor der Einführung nicht klar geregelt, führt dies in den meisten Fällen zu teuren Verzögerungen, Doppelarbeiten, fehlender Akzeptanz der eingesetzten Software-Lösung sowie zu einer schlechten Datenqualität.
