Sie haben seit ein paar Tagen oder Wochen den Eindruck, es läuft nicht rund in einem wichtigen Projekt? Die Informationen aus dem Projekt beunruhigen Sie? Das Projektteam liefert nicht, was es liefern sollte? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann sollten Sie schnell einen so genannten Project Health Check in Angriff nehmen.
Eine solche ‚Vorsorge‘ oder Kontrolle liefert mehr als einen differenzierten Blick auf den Status im Projekt: Mit einem Project Health Check können Verantwortliche bewerten wie effektiv das Projektmanagement an sich ist. Auch die Risiken und Gefahren im Projekt lassen sich identifizieren.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche bewährten Methoden zur Ermittlung von Projektrisiken und -gefahren es gibt. Und wie Sie mithilfe eines regelmäßig durchgeführten Projektchecks Ihr Projekt planmäßig zum Erfolg führen.
Was bringt der Project Health Check für ein Projekt?
Der Projekt-Gesundheitscheck ist viel mehr als ein Projektstatusbericht. Er deckt Probleme, Risiken und Gefahren auf, die den Erfolg Ihres Projektes behindern oder im schlimmsten Fall das Projekt zum Scheitern bringen könnten.
Diese Vorteile hat der Project Health Check
- Mit differenziertem Blick auf den Status im Projekt Probleme frühzeitig verhindern
Wenn Sie regelmäßig und rechtzeitig prüfen, können Sie Probleme vermeiden, bevor sie entstehen. Der Projekt-Check überwacht dabei alle Aspekte des Projektes turnusmäßig. Ziel der proaktiven Überprüfung: Das gesamte Projektteam kann gemeinsam Probleme erkennen, bevor der Gesamterfolg des Projektes gefährdet ist.
- Akzeptanz steigern
Kommt das Team zu einem Project Health Check zusammen, fördert dies auch die Motivation der Mitarbeitenden. Das Team erkennt, dass die eigene Arbeit ernst genommen wird und für das Unternehmen wichtig ist. Die Mitarbeitenden haben die Chance, aus den Erkenntnissen zu lernen und so als Team besser zu werden. Oft trägt die Projektüberprüfung wesentlich zur Klärung der Ziele bei.
Wann und wie oft soll ein Project Health Check durchgeführt werden?
Frühzeitige Checks von Projekten sind im Projektmanagement so etwas wie präventive Vorsorge-Untersuchungen beim Menschen. Ein Project Health Check ist eine Methode, um Projekte vor dem Scheitern zu bewahren. Daher sollten die Überprüfungen einmal am Ende der Projektplanung und unter Umständen mehrere Male während der Ausführung erfolgen.
Merke: Je umfangreicher und komplexer ein Projekt ist, desto häufiger sollte der Status im Projekt mit einem Health Check erhoben werden.
Was sind die häufigsten Risiken in einem Projekt?
Selbstverständlich gibt es in Projekten Risiken, die spezifisch bei einer bestimmten Organisation auftreten. Daneben gibt es jedoch viele allgemeingültige Projektrisiken. Sie sind fast schon so etwas wie Evergreens – jeder kennt sie, sie kommen immer wieder vor, so richtig vermeiden kann man sie offenbar nicht.
Damit Sie wissen, welche Risiken Projekte oft an den Rand des Scheiterns bringen, finden Sie hier unsere Top 10 der am häufigsten auftretenden Projektrisiken:
- Technologien, insbesondere deren Lebenszyklus und Reifegrad
- Missverständnisse, die beispielsweise in der Umsetzung von Anforderungen oder der Kommunikation etc. auftreten
- Moving Targets, also Veränderungen des Umfangs und der Ausprägung der Anforderungen. Sie treten sehr oft auf und sind noch dazu sehr schwer zu vermeiden
- Überhöhte Kosten
- Sicherheit und Gesundheit der Teammitarbeiter
- Ressourcenverfügbarkeit – die erforderlichen Fähigkeiten sind zum benötigten Zeitpunkt und im erforderlichen Umfang nicht verfügbar
- Niedriges Leistungsniveau des Teams
- Operative Unregelmäßigkeiten
- Marktbedingungen
- Externe Gefahren
Wie stellen Sie fest, ob Ihr Projekt gefährdet ist?
Für die Ermittlung von Projektrisiken steht eine Vielzahl von Ansätzen zur Verfügung.
Wir stellen hier einige bewährte Methoden vor:
- Checklisten
- Lessons Learned
- Expertenbeurteilung
- Überprüfung der Dokumentation
- SWOT-Analyse
- Brainstorming
- Delphi-Methode
- Thesenanalyse
- Einflussdiagramm
- Checklisten
Checklisten sollten Sie als Erstes verwendet, um den Status im Projekt sowie Gefährdungen zu ermitteln. Etablierte Verfahren für die Durchführung des Project Health Checks nutzen im Kern strukturierte Checklisten für eine systematische und vollständige Erhebung aller Probleme und Risiken.
Praxis-Tipp: Wir empfehlen ergänzend, im Lauf der Zeit eine Liste der Gefahren für das eigene Unternehmen oder für einen bestimmten Projekttyp aufzubauen. Damit können Sie bei jedem neuen Projekt die Gefährdung rasch prüfen. Mithilfe der Checkliste können Sie schnell erkennen, welche Risiken kritisch sind und unter welchen Bedingungen sie auftreten.
- Lessons Learned
Lessons Learned sind ein sehr wertvolles Instrument, um Gefahren für ein Projekt möglichst frühzeitig zu identifizieren. Dabei geht es um mehr als nur die Dokumentation gemachter Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweise, Fehler und Risiken in Projekten. Konkreter Nutzen entsteht durch die inhaltliche Beschäftigung mit den Erfahrungen, allein und im Team.
Praxis-Tipp: Wir raten immer, Lessons Learned im Unternehmen zu sammeln. Dies geschieht optimalerweise strukturiert und mit allen Beteiligten. Verschiedene Reflexions-Techniken, Brainstormings und ähnliche Methoden helfen, aus den Beobachtungen echte Erkenntnisse zu machen.
Zu Beginn eines neuen Projektes werfen dann am besten alle im Projektteam einen erneuten Blick auf die bereits vorhandenen Lessons Learned. Das schärft das Bewusstsein aller Beteiligten für mögliche Fehler und Gefahrenlagen. Die dann von vornherein vermieden oder entschärft werden können.
- Expertenbeurteilung
Insbesondere bei umfangreichen, komplexen oder interdisziplinären Projekten ist die Beurteilung der Risiken durch anerkannte Expertinnen und Experten konkurrenzlos. Denn jahrelange aufgebaute Erfahrung in der Risikobeurteilung kann weder durch Technologie noch durch Werkzeuge ersetzt werden.
Praxis-Tipp: Kostenlose Erstberatung
Wir von parameta sind stolz auf unsere erfahrenen Expertenteams und zahllose Project Health Checks.
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Dr. Michael Streng & Michael Frieß
Geschäftsführer | parameta
- Überprüfung der Dokumentation
Allein der Blick in eine gute Projekt-Dokumentation hilft Ihnen, eine Vielzahl von Projektrisiken aufzudecken: Ganz gleich, ob es sich um die technischen Details des Projektes, den Hintergrund des Projektteams und andere weiterführende Informationen geht. Hier entdecken Sie sicher einiges.
Praxis-Tipp: Auch ein Blick in die Dokumentation oder Erfahrungsberichte früherer Projekte, ähnlicher Projekte oder möglicherweise sogar Projekte anderer Unternehmen kann hilfreich sein. Diese Methode zur Risiko-Ermittlung ist insbesondere dann vielversprechend, wenn das Projekt ungewöhnliche bzw. einzigartige Merkmale aufweist.
- SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse dient zur Erhebung der Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Gefahren (Risks). Wobei sich Stärken und Schwächen in der Regel auf alle internen Einflussfaktoren beziehen, die Chancen und Gefahren eher extern, also im Markt oder dem generellen Umfeld zu sehen sind. In jedem der vier Quadranten werden die Fakten und Daten für die Beurteilung der Risiken gesammelt. Für eine erfolgreiche SWOT-Analyse sollten Sie im Regelfall im Team daran arbeiten. Zudem sollte die Ausgangsfrage allen Beteiligten klar sein, d.h. was wollen Sie mit der SWOT beantworten?
Praxis-Tipp: In diesem Fall könnte die Frage lauten: „Welche Risiken wirken in den nächsten x Monaten auf unser Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein? Insbesondere in den Quadranten ‘Schwächen’ und ‘Gefahren’ sollten Sie diejenigen Schwachpunkte und Aspekte benennen und mit Zahlen belegen, die sehr wahrscheinlich Ausgangspunkt von Projektproblemen sein könnten.
- Brainstorming
Beim Brainstorming werden Ideenfindung und Analyse voneinander getrennt. Bei der Ideenfindung gibt es keine falschen Beiträge und jede im Team genannte Information wird notiert. In einem zweiten Schritt analysiert das Team alle Beiträge, indem es sie filtert, bewertet und priorisiert.
Praxis-Tipp: Damit die Methode funktioniert, müssen beide Schritte getrennt voneinander erfolgen, da sonst viele relevante Aspekte der Gefährdung übersehen werden. Besonders wenn es heiß her geht in den Teams, hilft ein erfahrener Moderator, die saubere Trennung wirklich durchzuhalten.
- Delphi-Methode
Die Delphi-Methode ist eine Schätzmethode, basierend auf einem Befragungsverfahren. Das Befragungsverfahren wird systematisch und mehrstufig durchgeführt und nutzt Feedback als Mechanismus. Das Ziel ist, mithilfe iterativer Schätzung zukünftige Ereignisse, Trends sowie technische Entwicklungen möglichst gut einschätzen zu können.
Praxis-Tipp: Konkret gehen Sie dabei so vor: Befragen Sie anonym eine Expertengruppe hinsichtlich spezifischer Projektrisiken. Die Antworten werden anonymisiert der gesamten Gruppe zur Verfügung gestellt. Jeder Experte, jede Expertin kann ihre ursprünglich gemachten Aussagen nach Sichtung aller anderer Meinungen ändern. Ziel ist es, nach mehreren Iterationen einen Konsens in der Expertengruppe zu erreichen. So erhalten Sie ein möglichst präzises, aussagekräftiges und von den Experten anerkanntes gemeinsames Bild für den Status im Projekt und die Projektgefährdung.
- Thesenanalyse
Jedem Projekt liegen Thesen, also Annahmen zugrunde, die für die Erstellung von Business Case bzw. Use Cases herangezogen werden.
Praxis-Tipp: Auch für diese Methode gilt: es funktioniert besser gemeinsam, im Team. Arbeiten Sie die Annahmen als Gruppe heraus. Und bewerten Sie anschließend mit Ihrem Projektteam diese Annahmen, um neue Risiken zu entdecken.
- Einflussdiagramm
Bei einem Einflussdiagramm handelt es sich um eine Modellierung, mit der ein Entscheidungsproblem intuitiv und visuell dargestellt werden kann. Das Diagramm zeigt die Schlüsselelemente sowie Ziele, Entscheidungen und Ungewissheiten als Knoten verschiedener Formen und Farben. Die Einflüsse zwischen diesen Elementen werden in Form von Pfeilen dargestellt.
Dabei wird zwischen aktiven, reaktiven, kritischen und puffernden Einflussfaktoren unterschieden. Auch zeitliche Abfolgen von Ereignissen können entsprechend berücksichtigt werden. Indem das primäre Entscheidungsnetzwerk für die wichtigsten Weichenstellungen des Projekts modelliert wird, können die Hauptrisiken ermittelt und sichtbar gemacht werden.
Fazit: Risiko erkannt, Gefahr gebannt – frühzeitige Project Health Checks zahlen sich aus
Ist ein Projekt außer Kontrolle geraten und befindet es sich in einer Krise, dann sind meist hohe Aufwände und Kosten nötig, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Damit es erst gar nicht dazu kommt, gibt es Project Health Checks. Mit diesen ‚Vorsorge-Untersuchungen‘ können Projektverantwortlichen jederzeit und auch wiederholt ihr Projekt auf vorliegende Risiken prüfen.
Mithilfe der hier beschriebenen Methoden sind Sie in der Lage, rechtzeitig Risiken und Gefahren für das Projekt erkennen. Damit werden Sie handlungsfähig: Sie können so notwendige Maßnahmen beschließen und umsetzen, die Ihr Projekt zurück in Richtung Erfolg bringt oder hält. Und das Beste daran: Ein Project Health Check ist jederzeit möglich, ohne hohe zusätzliche Aufwände oder Kosten zu verursachen.
Und wenn es doch den Blick von außen braucht? Profitieren Sie von der Erfahrung unserer Expertenteams und holen Sie sich einen differenzierten Blick auf den Status in Ihrem Projekt. Einschließlich sämtlicher Risiken und Verbesserungspotenziale sowie konkreter Handlungsempfehlungen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.
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