Projektmanagement-Software agil auswählen und verbessern

Im Rausch der Geschwindigkeit: Agile Prinzipien bei der Projektmanagement Tool-Auswahl und -Einführung

Agile Prinzipien in der Organisation und damit auch im Projektmanagement gewinnen seit Jahren rasant an Bedeutung. Denn dem iterativen Vorgehen in Sprints und kleinen Experten-Teams wird ein hohes Maß an Flexibilität und Output zugeschrieben. Agiles Vorgehen in Projekten – und damit auch in der Projektmanagement Tool-Auswahl – liefert fertige Ergebnisse in kurzer Zeit. Und es steht gleichzeitig für hohe Akzeptanz bei den Auftraggebern, Schnelligkeit und Passgenauigkeit (User Stories).

Statt in einem bisweilen jahrelangen und mühsamen Auswahlprozess, das eine allumfassende Tool zu finden und einzuführen, kann der agile Ansatz für Organisationen auch bei der Projektmanagement Tool-Auswahl eine echte Alternative sein. Es spricht vieles dafür, die Auswahl und auch die Einführung von Projektmanagement-Software als agiles Projekt aufzusetzen. 

So wird die Tool-Auswahl und -Einführung agil(er)

Wenn es für das Unternehmen entscheidend ist, eine neue Projektmanagement-Software schneller und mit höherer User-Akzeptanz einzuführen, ist agil unter bestimmten Voraussetzungen eine beachtenswerte Alternative. Vorgehen und Prinzipien sind in diesem Fall dem agilen Vorgehen (ähnlich der SCRUM-Systematik) entlehnt: Statt der bisher üblichen Vorgehensweise der IT zur Auswahl einer Projektmanagement-Software, werden Auswahl und Einführung als agiles Projekt aufgesetzt. Mit allen Rollen, Artefakten und den agilen Prinzipien entsprechend.

Testen im Alltag

Ziel ist, wie in der klassischen Projektmanagement-Toolauswahl auch, ein geeignetes Tool (oder Tool-Set) zu bestimmen und erfolgreich einzuführen. Dafür wird in der 1. Iteration das gewählte Tool im Projektmanagement-Alltag der Anwender eingesetzt. Und zwar nicht als Ganzes, voll umfängliches Tool, sondern zunächst nur in einem Teilbereich, beispielsweise der Ressourcenplanung. Die Sprints für eine Einführung sind hier mit ca. drei Monaten deutlich länger als in der SCRUM-Systematik üblich. Nur so können Anwender und Verantwortliche belastbare Aussagen zum Tool treffen.

Retroperspektive & Analyse

Nach diesem Sprint wird in der Retrospektive durchleuchtet, wo die Schmerzen im Team sind, was besser funktionieren muss und welche Bereiche der Projektmanagement-Software sinnvollerweise im nächsten Sprint „angeschaltet“ werden. Das kann, um im Beispiel zu bleiben, die Ressourcensteuerung oder das Portfoliomanagement für den 2. Sprint sein.

Ein solcher iterativer Roll-Out funktioniert gleichermaßen für die Einführung großer „Projektmanagement-Monolithen“ wie auch kleiner Projektmanagement-Apps bzw. einem Tool-Set. Bei ersterem werden mit jedem Sprint weitere Module freigeschaltet und an die User übergeben. Bei den Apps startet die IT eher mit einem Thema, z.B. Ressourcenplanung und stellt dafür eine oder mehrere spezialisierter Apps bereit. Diese werden dann nach der Retrospektive um ein nächstes Thema ergänzt werden.

„Heute klingt die agile Einführung eines Tool-Sets verschiedener Projektmanagement-Apps vielleicht noch visionär für manche. Die Entwicklungen in dem Bereich zeigen aber klar in diese Richtung. Wir erwarten hier auch nicht fünf und mehr Jahre, bis sich so ein Vorgehen etabliert hat, sondern von einer Entwicklung in den nächsten 18 Monaten.“

Auf diese Art und Weise durchläuft das Projektmanagement-Tool, ob großes System oder Tool-Set an Apps, mehrere Iterationen bei seiner Einführung. Immer wieder ergänzt und angepasst durch das sofortige Feedback der User. Am Ende steht ein passendes, individuelles Tool (-Set) mit höchster Akzeptanz bei den Anwendern.

Welche organisatorischen Voraussetzungen braucht es für eine agile Projektmanagement Tool-Auswahl?

Als wesentliche Voraussetzung gilt: Die Organisation muss bereits die ersten Gehversuche mit agilem Verfahrensweisen erfolgreich hinter sich gebracht haben. Wir empfehlen nicht, Auswahl und Einführung der Projektmanagement-Software zum ersten, vielleicht sogar zum Übungsprojekt zu machen. Denn das Thema Tool-Auswahl und -Einführung hat einen hohen Change Impact mit weitreichenden Konsequenzen. Daher sollte das Team agil bereits fit sein. Außerdem sollte das Tool, welches das Unternehmen für ein agiles Auswahl- und Einführungsprojekt ins Auge gefasst hat, eines mit möglichst modularem Aufbau sein.

Welchen Nutzen hat das Unternehmen von einer agilen Tool-Auswahl?

Durch die Umsetzung der Auswahl und Einführung über mehrere Sprints, ist die gesamte Aufgabe leichter „verdaubar“. Statt in einer monatelangen Mammutaufgabe lange auf sichtbare Ergebnisse zu warten, nutzt das Team von Anfang an einzelne Module der vorab ausgewählten Software-Lösung. So entstehen sofort sichtbare Arbeitsergebnisse oder Feedbacks, die am Ende jeder Iteration die eingesetzte Lösung ständig weiter verbessern.

Je nach Feedback der Anwender, dem eigenen Strategieplan und dem aktuellen bzw. vorhersehbaren Bedarf der Organisation, können in den Iterationen immer wieder neue Schwerpunkte gesetzt werden. Auch dies trägt am Ende zu deutlich höherer Passgenauigkeit der Projektmanagement-Software bei.

Ein wesentlicher Vorteil der agilen Tool-Auswahl ist die Konzentration auf die Anwender im Auswahlprozess. Die Organisation kann sich die potenziellen User sehr fokussiert in die agilen Projektteams holen. Auf diese Weise arbeiten und entscheiden nur diejenigen im Projekt mit, die das künftige Projektmanagement-Tool wirklich nutzen oder schulen werden. Alle anderen, die üblicherweise auch Teil von Entscheidungsrunden sind, aber nur peripher oder gar nicht selbst mit dem Tool arbeiten, können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Aus unserer Sicht ist die agile Projektmanagement-Toolauswahl nicht nur zeitgemäß, sondern ressourcenschonend und effizient.

Unsere Experten-Tipps für eine erfolgreiche agile Projektmanagement-Tool-Auswahl und -Einführung

1. Fangen Sie mit Einzelprojektmanagement an, d.h. arbeiten Sie sich von unten nach oben. So schaffen Sie die notwendigen Skills, auf denen der weitere Erfolg gut aufbaut.
2. Suchen Sie sich eine Projektmanagement-Software, die in Modulen denkt, idealerweise in Mini-Applikationen, also in Apps. Damit können Ihre Anwender in den Iterationen sofort und besser arbeiten, Sie erhalten schneller bessere Ergebnisse.
3. Nehmen Sie die Idee des Product Managers ernst. Toolauswahl – ob agil oder in einem klassischen Auswahlverfahren – ist immer dann besonders erfolgreich, wenn sie nicht im Elfenbeinturm erfolgt, sondern in ganz enger Abstimmung mit den Endusern.