Ist das Abteilungsdenken in einer Organisation sehr stark ausgeprägt, sprechen wir in der Praxis von ‚Silodenken‘. Silos im Projektmanagement sind immer noch ein häufig anzutreffendes Phänomen. Sie verursachen in Unternehmen viele Probleme im Projektmanagement und gefährdent Arbeitsqualität sowie Projekterfolg. Orientieren sich Teams oder Abteilungen in ihrem Verhalten nur nach innen, auf ihre eigenen Bereiche, sind auch Kommunikationsproblemen und Defizite in der Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensbereichen nie weit entfernt. Silodenken kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass es für das Unternehmen unmöglich wird, übergeordnete Ziele zu erreichen.
Erfahren Sie hier, wie Sie zu starkes Bereichsdenken abbauen können und wieso eine Potenzialanalyse Ihres Projekt- und Portfoliomanagements in der Organisation Ihnen dabei eine entscheidende Hilfestellung geben kann.
Warum Silos im Projektmanagement echten Projektmanagement-Erfolg verhindern
Kommt Ihnen diese Beschreibung bekannt vor? Die Mitarbeitenden sind exklusiv auf die eigene Abteilung fokussiert. Das führt zu wenig kooperativem Verhalten im Umgang mit Anfragen aus anderen Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens. Einzelne Abteilungen bilden eine in sich geschlossene Einheit und grenzen sich gegen äußere Einflüsse weitestgehend ab. Häufig ist wenig Akzeptanz für Anfragen, Feedback oder Kritik gegeben. Durch Silodenken geprägte Unternehmen haben unserer Erfahrung nach oft massive Probleme im Projektmanagement und im Umgang mit Veränderungen an sich.
Starre Strukturen im Unternehmen begünstigen Silodenken und führen zu weiteren negativen Folgen. Zu diesen Folgen gehören unter anderem:
- Ausgeprägtes internes Konkurrenzdenken
- Unzureichende Kommunikation, kein Austausch von Ideen
- Geringe Innovationskraft
- Schlechte Stimmung, unzufriedene Mitarbeitende
- Aufstieg und Karriere sind schwierig
- Agilität ist nicht gegeben
Diese Auswirkungen erschweren erfolgreiches Projektmanagement, machen es im schlimmsten Fall ganz und gar unmöglich.
Silos im Projektmanagement aufbrechen: mit einer Potenzialanalyse des Projekt- und Portfoliomanagements der Organisation
Sie wünschen sich Hebel und Potenziale zum Ausbruch aus den Silos? Und damit zur Verbesserung des Projekt- und Portfoliomanagements in Ihrer Organisation? Dann brauchen Sie einen differenzierten Blick auf den Status quo. Die Potenzialanalyse von parameta liefert genau das in kürzester Zeit: Eine Standortbestimmung in Form einer klaren und strukturierten Analyse. Die Verbesserungsmöglichkeiten und entsprechende Handlungsempfehlungen benennt.
Lösungsansätze: So kommen Ihre Projektteams raus aus dem Silo
Silodenken ist in Unternehmen in unterschiedlicher Form und Stärke vorhanden. Doch um das Unternehmen weiter voranzubringen und beispielsweise die digitale Transformation erfolgreich zu meistern, muss Ihre Organisation ausgeprägtes Silodenken überkommen und aufbrechen.
5 Tipps aus unserem Best Practice-Methodenkoffer
Die nachfolgenden 5 Tipps aus unserem Best Practice-Methodenkoffer können Ihnen dabei helfen, die Silo-Probleme in Projekten und im gesamten Unternehmen zu lösen.
- Aktive Kommunikation fördern
- Kommunikations- und Kollaborationstools nutzen
- Interdisziplinäre Teams zusammenstellen
- Das Prinzip der Job Rotation einführen
- Mitarbeiterfähigkeiten zur Zusammenarbeit stärken
- Aktive Kommunikation fördern
Miteinander reden: Das trägt oft zur Lösung eines Problems bei! Doch nicht immer gelingt die Kommunikation oder ist gar ein Selbstläufer. Bestimmte Abteilungen im Unternehmen schotten sich immer mehr ab, Abläufe funktionieren nicht mehr reibungslos oder geraten ins Stocken – wenn Ihnen davon etwas auffällt, ist es höchste Zeit für eine Intervention. Sprechen Sie die Problematik offen mit den Betroffenen an. Bieten Sie den Teams zudem weitere Kommunikationsmöglichkeiten an, z.B. gemeinsame Plattformen, Teams-Channels oder regelmäßige gemeinsame Meetings oder auch kleinere Events. Mit all dem fördern Sie den abteilungsübergreifenden Austausch.
- Kommunikations- und Kollaborationstools nutzen
Nutzen Sie Tools für Kommunikation und Kollaboration, die unternehmensweit ausgerollt werden. Die Werkzeuge befähigen alle Mitarbeitenden, sich einfach und schnell auszutauschen sowie Informationen und Inhalte zu teilen. Sie tragen so dazu bei, dass die Grenzen zwischen einzelnen Abteilungen immer mehr aufbrechen.
Sehr hilfreich ist es für Abteilungen, Teams und Mitarbeitende, wenn unternehmensweit einheitliche und akzeptierte Empfehlungen und Strukturen vorhanden sind. Damit verhindern Sie einen Wildwuchs an Chat-Gruppen, Ablagestrukturen etc. Und die Tools können nachhaltig einfach administriert werden.
- Interdisziplinäre Teams zusammenstellen
Stellen Sie für das nächste Projekt ein interdisziplinäres Team aus mehreren Abteilungen zusammen. Durch die Zusammenstellung eines interdisziplinären Teams können Sie starkes Silodenken von vornherein vermeiden. Insbesondere Projekte, die übergreifende Expertise aus mehreren Disziplinen benötigen, eigenen sich dafür gut. Dies kann bspw. ein Software-Entwicklungsprojekt sein, dessen Projekt-Team aus Mitarbeitenden der Entwicklungsabteilung, der Qualitätssicherung und dem Support zusammengestellt wird.
Extra Tipp:
Setzen Sie für besonders relevante Projekte eine erfahrene Projektmanagerin oder Projektmanager ein, die hohe soziale Kompetenzen im Umgang mit heterogenen hat. Erweist sich der Testlauf in diesem ersten Projekt als erfolgreich, dann ist es denkbar, historische Abteilungsstrukturen nach und nach abzubauen und interdisziplinäre Projektteams zum zukünftigen Standard werden zu lassen.
- Das Prinzip der ‚Job Rotation‘ einführen
Job Rotation, der turnusmäßige Tausch von Rollen und Aufgaben auch über Abteilungsgrenzen hinaus, sorgt dafür, dass Mitarbeitende regelmäßig in anderen Unternehmensbereichen tätig sind. Damit lernen sie die Teams in anderen Abteilungen kennen und arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen anderer Bereiche zusammen. Dieser sehr spannende Ansatz hilft, bestehende Strukturen aufzubrechen und lässt Mitarbeitende ‚über den Tellerrand‘ blicken. Job Rotation sorgt für frischen Wind in der Organisation und kann wesentlich dazu beitragen, dass sich die Menschen untereinander besser austauschen und vernetzen. Davon profitiert Ihr Projektmanagement in hohem Maß!
Job Rotation bietet noch weitere Vorteile:
- Überholte Routinen abbauen
- Verständnis für die Arbeit und Abläufe in anderen Abteilungen stärken
- Persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden durch den Umstand, dass sie andere Herangehens- und Arbeitsweisen sowie Fachbereiche kennenlernen
- Erhöhung der Attraktivität als Arbeitgeber
- Mitarbeiterfähigkeiten zur Zusammenarbeit stärken
Weiterbildungsangebote für Mitarbeitende in Projekten zur Verbesserung der Zusammenarbeit haben mehrere Vorteile: Sie können als flankierende Maßnahme sehr hilfreich im Projektalltag sein, damit alle so gut arbeiten können wie möglich. Und sie zeigen jedem einzelnen, dass sie dem Unternehmen ein Anliegen und damit wichtig sind. Werden interdisziplinäre Teams eingesetzt, helfen Seminare für Teambuilding bzw. Events zur Stärkung des Teamgeists.
Mit Silodenken Schluss machen – Projekte erfolgreicher führen und beenden
Silodenken ist weit verbreitet, beeinträchtigt den Erfolg im Projektmanagement und behindert das Unternehmen in seiner erfolgreichen Weiterentwicklung. Um Silodenken aufzubrechen, stehen anerkannte und bewährte Methoden zur Verfügung. Durch deren Umsetzung ist das Unternehmen in der Lage, strategische und operative Ziele besser und schneller zu erreichen und sich für die zukünftigen Projektaufgaben bestens zu rüsten. Wo genau Projektteams besser werden können und welche Themen im Projektmanagement die Chance auf echte, positive Veränderungen in sich tragen, finden Sie mit einer Potenzialanalyse des Projekt- und Portfoliomanagements heraus. Damit erhalten Sie in kürzester Zeit eine Standortbestimmung mit einem differenzierten Blick auf Hebel und Verbesserungspotenziale in Ihrer Organisation.
Wir von parameta haben uns im Lauf unserer Tätigkeit dafür eine Kompetenz angeeignet, die kein Werkzeug und keine Technologie ersetzen kann: Unsere Erfahrung. Profitieren Sie davon – wir geben unser Wissen gerne auch an Sie weiter.
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Dr. Michael Streng
Geschäftsführer | parameta
