Für den Erfolg von Projekten ist professionelle Projektkommunikation essenziell. Denn Kommunikationsprobleme innerhalb des Teams beeinflussen den Projektverlauf negativ und bringen Sand in das Projektgetriebe. Häufen sich die Probleme, ohne rasch beseitigt zu werden, gerät das Projekt ins Stocken und droht schlimmstenfalls zu scheitern.
Die zielgerichtete, strukturierte und systematische Projektkommunikation sicherzustellen ist Aufgabe der Projektleitung. Sie benötigt hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und sorgt so dafür, dass alle relevanten Informationen zeitgerecht zum jeweiligen Adressaten gelangen und von diesem auch richtig verstanden werden. Dies gilt sowohl für die Kommunikation im Team als auch für die mit allen Stakeholdern.
Doch was tun, wenn Kommunikationsprobleme Ihre wichtigen Strategie-Projekte im Griff halten? Wie gehen Sie als Projektleiter:in den Problemen auf den Grund und finden gute Lösungen?
Den Status quo bestimmen und Potenziale aufdecken
Um Ihre Kommunikation im Projekt, aber auch das Projektmanagement an sich entscheidend zu verbessern, gibt es eine bewährte Methode: die Reifegradbestimmung. Bei parameta nennen wir dies lieber Potenzialanalyse für Projekt- und Portfoliomanagement. Denn wir sind überzeugt, dass Unternehmen damit in kürzester Zeit die vollen Potenziale ihrer Teams erschließen und nutzen können. Indem Sie auf Basis der Potenzialanalyse entscheidende Hinweise, Handlungsempfehlungen und Hilfestellungen für konkrete Verbesserungen im Projektalltag erhalten.
Kostenlos: Ratgeber Reifegradanalyse von Projektmanagement
Die Reifegradbestimmung – oder auch Potenzialanalyse Projektmanagement in Organisationen – von parameta gibt den Verantwortlichen einen differenzierten Blick auf ihr Projekt- und Portfoliomanagement. Und liefert Ihnen in kürzester Zeit entsprechende Verbesserungspotenziale und Hebel.
Bewährte Ansätze für eine bessere Kommunikation in Projekten
Eine Hauptursache vieler Probleme im Projekt ist oft eine unzureichende Projektkommunikation. Eine der Kernaufgaben der Projektleitung ist es daher, solche Kommunikationsprobleme rasch und kompetent zu lösen.
Die nachfolgenden Lösungsansätze können Ihnen bei der Verbesserung der Kommunikation helfen. Und das nicht nur in wichtigen Strategie-Projekten!
1. Meinen wir dasselbe? Ziele und Anforderungen gemeinsam im Team klären
Nicht selten sind bei Projekten, in denen im Team über schlechte Projektkommunikation geklagt wird, die Ziele und Anforderungen unklar. Im Extremfall liegt im Team die Einschätzung vor, dass die Ziele überhaupt nicht erreicht werden können. Alle vermeiden es aber auch, offen darüber zu sprechen.
Trifft dies in Ihrem Projekt zu, dann sollten Sie so schnell wie möglich Klarheit über den Projektauftrag schaffen. Damit Sie und Ihr Team ein gemeinsames Verständnis davon haben, was genau am Ende erreicht werden soll.
So packen Sie das an:
Dazu ‘zerlegt’ das Projektteam Vorhaben und Plan. Diese Methode der Dekonstruktion macht deutlich, ob sich Anforderungen als utopisch erweisen oder das Team tatsächlich in der Lage ist, alle Aufgabenstellungen im Projekt zu erledigen. Eine gute Arbeitsumgebung und klare Regeln im Umgang fördern den intensiven Austausch des gesamten Teams. Und führen gleichzeitig zum gewünschten Ergebnis – einem gemeinsamen Verständnis der Ziele und Anforderungen – in aufgelockerter und produktiver Atmosphäre. Wenn möglich, verwenden Sie ein Whiteboard o.ä. für diese Übung.
Eine Vorlage und einen ausführlicheren Beitrag zur Auftragsklärung finden Sie hier in unserem Blog
2. Mindmaps: Gemeinsam Lösungsansätze finden
Treten Probleme in der Projektkommunikation immer wieder oder immer an den gleichen Stellen auf, ist Ursachenforschung angesagt. Die Erfahrung zeigt: Die Akzeptanz für Lösungsansätze, die im Projektteam gemeinsam erarbeitet werden, ist meist deutlich höher als eine bloße Vorgabe ‚von oben‘. Mitspracherecht ist ein starker Motivator für Mitarbeitende, sie wollen wahrgenommen und gehört werden.
So packen Sie das an:
Indem alle im Team einen Beitrag zum Lösungsansatz leisten, fließen die Wahrnehmungen, das Know-how und die Erfahrungen des gesamten Teams ein. Mindmaps sind eine bewährte Lösung, um gemeinsam Ideen und Lösungsansätzen auszuarbeiten. In der einfachsten Form werden sie am Whiteboard oder eleganter mit einem entsprechenden Tool erstellt. Manche Mindmap-Tools verfügen zudem über eine praktische Kopplung zur Projektplanungssoftware.
3. Transparenz in Rollen und Zuständigkeiten bringen
Rollenzuweisungen im Projektmanagementtool oder im Scrum Board gehen rasch von der Hand. Allzu schnell steht neben einer Aufgabe ein Name. Versäumt es ein Projektmanager, sauber Umfang und Grenzen der Rollen zu kommunizieren, dann entwickelt sich im Projektteam schnell ein Eigenleben: Rollen werden von den Mitarbeitern frei ausgelegt und gelebt. Während ein Teammitglied dazu tendiert, die Grenzen zu überschreiten, verhält sich ein anderes passiv und erfüllt die Rolle nur minimalistisch oder gar nicht. Dies führt rasch zu Folgeproblemen im Projekt.
So packen Sie das an:
Mit einer Teamübung in der Initialphase des Projektes können Unklarheiten bei den Zuständigkeiten aufgelöst werden. Das gesamte Team kommt virtuell oder in Präsenz zusammen und blickt gemeinsam, z.B. auf den Projektstrukturplan. Verschiedenfarbige Hütchen aus Papier repräsentieren, wer für was ‘den Hut’ aufhat. Gleichzeitig sieht das Team, welche Zuständigkeitsbereiche im Projekt klar sind und welche noch Aufklärungsbedarf haben bzw. bei welchen Rollen eine Nachschärfung der Grenzen erforderlich ist.
Die Moderation des Meetings erfolgt durch den Projektleitenden. Er oder sie kennt Risiken und Konfliktpotenziale von falsch interpretierten Rollen, vermittelt bei Unklarheiten und beantwortet Fragen. Als Ergebnis dieser Teamübung können sich Mitarbeitende leichter auf jene Aufgaben im Projekt fokussieren, die ihnen zugeordnet sind. Auch die Projektleitung profitiert: Sie hat eine gute Gelegenheit, die bisherigen Festlegungen oder Rollenverteilungen zu hinterfragen und gegebenenfalls im Konsens zu adaptieren.
4. Eskalation im Team: Rasch das gemeinsame Gespräch suchen
Auch das passiert: zwei oder mehr Menschen innerhalb des Projektteams sind einfach nicht in der Lage oder willens, auftretende Konflikte selbständig zu lösen. Es eskaliert. Da wird dann nur noch über Vorgesetzte miteinander kommuniziert. Eine übliche und sehr verbreitete Variante ist, bei allen Mails die gesamte Führungsetage sowie Vorgesetzte in CC zu setzen. Mitarbeitende beziehen Vorgesetzte in der Regel ein, um Druck gegenüber Kollegen auszuüben bzw. um andere bloßzustellen. Dieses Verhalten ist ein deutliches Warnsignal: Hier ist zumindest die Projektkommunikation in ernster Schieflage!
So packen Sie das an:
In solch einer Situation sollten Sie zeitnah beide Seiten an den Tisch holen. Damit bekommen Sie schnell ein Bild der Lage und können die Chancen für eine Konfliktlösung im Team bewerten. Jetzt ist die Zeit, den Mitarbeitenden Grenzen und Leitplanken für angemessene Projektkommunikation mitzuteilen. Und klarzumachen, dass solch ein Verhalten den Projekterfolg gefährdet und letztendlich der Firma, somit allen Mitarbeitern und ihnen selbst schadet.
Kann die Projektleitung den Konflikt nicht beilegen, ist es hilfreich, eine beteiligte Partei vom Projekt abzuziehen. Denn die Androhung von Sanktionen beeinflusst in der Regel die Motivation negativ. Wenn nötig, können Konfliktmediation oder eine externe Konfliktlösung als weitere Mittel zum Einsatz kommen.
5. Feedback- und Fehlerkultur: Öfter mal Danke sagen und Fehler zulassen
Wertschätzung, Lob, Dank und Anerkennung spielen für die Motivation der meisten Menschen in Projektteams eine große Rolle. Daher sollten wohlwollende Worte in Team-Meetings bzw. im Gespräch mit den Mitarbeitenden verwendet werden, wo immer sie angebracht sind. Denn es sind nicht nur die Bezahlung, Status und Aufstiegschancen, die Menschen dazu motivieren, sich für Projekt und Unternehmen einzusetzen.
Fehler passieren unweigerlich. Um einmal gemachte Fehler nicht zu wiederholen und daraus zu lernen, ist eine entsprechende Fehlerkultur im Projektteam oder noch besser im gesamten Unternehmen von großer Bedeutung: Offen über Fehler sprechen zu können, daraus zu lernen und sich zu verbessern, zeichnet eine funktionierende Fehlerkultur aus.
So packen Sie das an:
Etablieren Sie Prozesse und die notwendige Kultur, sprich das Verständnis, im Projektmanagement Ihrer Organisation, damit Erfahrungen aus den Projekten in Form von Wissen und / oder Beispielen für die Zukunft bereitstehen. Kurz: Sorgen Sie dafür, dass diese ‚Lessons Learned‘ gehört, ggf. diskutiert und dokumentiert werden. Um dann als Handlungsempfehlungen dem Unternehmen zur Verfügung zu stehen. Dies sollte fixer Bestandteil Ihres Repertoires als Projektleitung sein. Typischerweise erfassen Sie die Lessons Learned unmittelbar nach Beendigung eines Projektes. Aber auch andere Anlässe wie beispielsweise Projektkrisen oder das Erreichen strategischer Meilensteine eignen sich für die eine oder andere hilfreiche Lektion, um Projekte zu verbessern.
6. Bei Projektschieflage: Kritikpunkte im Team sammeln und besprechen
In der Praxis gibt es immer wieder Situationen, in denen Probleme im Projekt zu starken Emotionen und blank liegenden Nerven im Team führen. Ist das der Fall, dann muss rasch eine Aussprache erfolgen, die umfassend und sachlich geführt werden sollte. Verantwortung dafür trägt die Projektleitung.
So packen Sie das an:
Zu Beginn der Aussprache sollten alle Kritikpunkte gesammelt werden. Bewährt hat sich, dass alle Beteiligten ihre Punkte auf Zettel notieren. So kann jeder alles loswerden und alle Kritikpunkte finden Berücksichtigung.
Wichtig dabei: In den Aussagen werden keine Vorwürfe formuliert, sondern sie drücken ausschließlich eine sachliche und fachliche Kritik aus. Der Moderator sammelt alle Zettel/Kritikpunkte und ordnet sie z.B. an der Pinwand gemäß ihrer Relevanz für den Projekterfolg. In dieser Reihenfolge wird dann nach Lösungen gesucht. Die sachliche Ebene ist eine gute Grundlage für die erfolgreiche Bereinigung der Probleme.
Praxistipp Extra:
Da Projektkommunikation den wichtigsten Aspekt für ein erfolgreiches Projektmanagement darstellt, darf sie im Projektalltag keinesfalls zu kurz kommen. Um Problemen vorzubeugen, sollte daher einmal wöchentlich eine Besprechung mit dem gesamten Projektteam erfolgen. So wissen alle Beteiligten gleichermaßen Bescheid und Projektabläufe geraten nicht ins Stocken. Das passiert quasi nebenbei: Das Wochenmeeting dient einerseits der fachlichen Koordination und gibt dem Team gleichzeitig die Gelegenheit für den zwischenmenschlichen und sozialen Austausch.
Aber bitte das Meeting immer strukturiert abhalten: mit Agenda und innerhalb klarer zeitlicher Grenzen, z.B. in 30-60 Minuten! Der logistische Aufwand ist bei virtuellen Meetings für alle Beteiligten minimal.
7. Probleme analysieren und priorisiert erledigen
In Projekten gehören begrenzte Ressourcen sehr häufig zu den wichtigsten Limitierungen. In der Regel können nicht alle Probleme vollständig gelöst werden. Ein Vorgehen nach dem Pareto-Prinzip ist demnach empfehlenswert: 80 Prozent aller Probleme begründen sich in lediglich 20 Prozent der möglichen Ursachen.
So packen Sie das an:
Eine entscheidende Verbesserung der Projektabläufe kann erreicht werden, wenn Sie als Projektleitung die Ursachen beseitigen, die diese 20 Prozent darstellen. Dies gilt auch für Kommunikationsprobleme im Projekt.
Allerdings ist es keine ganz einfache Aufgabe, diese 20 Prozent der Ursachen präzise zu ermitteln. Der Blick von außen mithilfe externer Unterstützung durch Beratungsspezialisten kann in dem Fall die entscheidende Hilfestellung bieten. In kürzester Zeit erledigt beispielsweise eine Potenzialanalyse diese Ursachenforschung. Sie erhalten als Ergebnis eine objektive Beurteilung und die notwendigen Hebel an die Hand, um Ihr Projektmanagement und Ihre Kommunikation in den Projekten entscheidend zu verbessern.
Fazit: Funktioniert die Kommunikation, läuft das Projekt
Nur wenn das ganze Projektteam an einem Strang zieht, können Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden. Arbeitet das Projektteam aneinander vorbei, ignoriert Vorgaben, ist zerstritten oder demotiviert und die Arbeitsleistung nicht zufriedenstellend, dann steht die Projektleitung in der Verantwortung, das gesamte Team wieder auf Kurs zu bringen.
Die Ursachen für die Probleme liegen häufig in Defiziten bei der Projektkommunikation. Eine Potenzialanalyse von Projekt- und Portfoliomanagement in Ihrer Organisation kann Ihnen die entscheidende Hilfestellung geben, um hier rasch und zielgerichtet für eine Verbesserung zu sorgen.
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Dr. Michael Streng & Michael Frieß
Geschäftsführer | parameta
