Knauf Ceiling Solutions führt Projektmanagement-Methode ein
Referenzbericht, wie die Knauf Ceiling Solutions mit der Unterstützung von parameta ihre Projektmanagement-Methodik am Standort Grafenau entwickelt
Projektdauer: 1 Jahr
Projektmethode: klassisch
Branche: Bau
Über Knauf Ceiling Solutions
Knauf Ceiling Solutions mit Hauptsitz in Iphofen (Deutschland) entwickelt und produziert akustische Decken– und Wandlösungen an neun hochmodernen Produktionsstätten in sechs verschiedenen Ländern in Europa und Asien. Mit mehr als 1.500 engagierten Deckenspezialisten, einer serviceorientierten Haltung und einem marktgerechten und praxisoptimierten Multi-Material-Portfolio unterstützt Knauf Ceiling Solutions Planer und Architekten, Fachhandel und Fachunternehmer, um Innenräume in einzigartige Erlebnisse zu verwandeln.
Ausgangssituation
Vor Projektbeginn gab es im Knauf Ceiling Solutions Werk Grafenau signifikantes Verbesserungspotential für das Projektmanagement. Durch feste zeitliche Vorgaben für die Umsetzung von Umbaumaßnahmen im Werk, sehr kurze Zeitfenster für die Projektplanung und das hohe Projektaufkommen entstand ein spürbarer Druck bei den Projektleitern, der durch die Optimierung des ganzheitlichen Projektprozesses reduziert werden soll. Die digitale Zusammenarbeit über MS Teams war noch nicht ausgereift, und die Mitarbeitenden wünschten sich mehr Struktur und Klarheit.
Projektziele
Ziel des Projekts war es, eine einheitliche Projektmanagement-Methodik zu entwickeln und zu etablieren. Innerhalb eines Jahres wurde diese Methodik in Zusammenarbeit mit parameta entwickelt und erfolgreich implementiert. Dies umfasste die Erstellung eines Handbuchs, die Durchführung von Schulungen sowie die Durchführung von Pilotprojekten, um die Methode in der Praxis zu testen. Zudem wurden standardisierte Prozesse und regelmäßige Meetings etabliert. Bei der Entwicklung der Methodik wurde besonderer Wert darauf gelegt, die Prozesse auf die bereits vorhandenen M365-Tools abzustimmen, um die digitale Zusammenarbeit – insbesondere über MS Teams – zu verbessern. Die Einbindung aller relevanten Stakeholder, darunter Projektleiter, der Lenkungsausschuss sowie Abteilungen wie Einkauf und Controlling, war ein zentraler Bestandteil des Projekts.
„Durch die Zusammenarbeit mit parameta haben wir eine Projektmanagementmethode eingeführt, die unsere Abläufe erheblich verbessert hat. Wir haben jetzt eine deutlich bessere Koordination zwischen den Abteilungen, was zu mehr Klarheit in unseren Projekten und zu zielgerichteterem Handeln führt. Diese Optimierungen haben uns geholfen, effizienter zu arbeiten und unsere Ziele schneller zu erreichen. Die Unterstützung von parameta war dabei entscheidend für den Erfolg.“
Michael Haidn | Leiter Instandhaltung & Projektmanagement
Rolle, Aufgaben und Verantwortung von parameta
In Zusammenarbeit mit Knauf Ceiling Solutions Grafenau war der erste Schritt unserer Unterstützung eine gründliche Analyse. Wo drückt der Schuh? Was läuft bereits gut und sollte unverändert bleiben? Und welche Optimierungen wären wünschenswert, wenn sofortige Verbesserungen möglich wären? Gemeinsam wurden die Schmerzpunkte identifiziert, und in einem strukturierten Prozess entwickelten wir Schritt für Schritt eine maßgeschneiderte Projektmanagement-Methode für Knauf Ceiling Solutions Grafenau. Dank unserer Expertise bei parameta konnten wir jede Projektphase systematisch beleuchten, stets mit dem Fokus darauf, die Anforderungen der Anwender effizient über Microsoft Teams abzubilden. Wir übernahmen dabei die Entwicklung des zugehörigen Handbuchs, der Schulungen sowie der Templates in MS Teams.
Im weiteren Verlauf haben wir durch unsere positiven Impulse und das begleitende Coaching erfolgreich einen Multiprojekt-Lenkungsausschuss etabliert. Mithilfe von Microsoft-Anwendungen und kontinuierlichem Reporting der Projektleiter behält der Lenkungsausschuss das Projektportfolio im Blick und managt das Projektgeschehen effektiv. Durch unser begleitendes Coaching wurde sichergestellt, dass alle Projektleiter individuell unterstützt wurden. So konnten wir gewährleisten, dass genau die Schmerzpunkte gelöst wurden, die in konkreten Situationen auftraten. Dies führte nicht nur zu einer Präzisierung der Projektmanagement-Methode, sondern hob auch den Wissensstand aller Beteiligten auf ein gleich hohes Niveau an.
Projektablauf
Nach dem Startschuss des Projekts und einem initialen Kick-off, bei dem Interviews zur Problemidentifizierung durchgeführt wurden, begannen wir zügig mit der Erarbeitung der PM-Methode. In thematischen Workshops wurden die einzelnen Komponenten Schritt für Schritt entwickelt. Die Ergebnisse wurden in einem umfassenden Handbuch dokumentiert, und dazugehörige Templates sowie ein Demo-Team in MS Teams erstellt.
Mit der Veröffentlichung des Handbuchs erhielten die Anwender bei Knauf Ceiling Solutions Grafenau eine umfassende Schulung. Anschließend startete das erste Pilotprojekt nach der neuen PM-Methode. Weitere Projekte folgten, und ein Multiprojekt-Lenkungsausschuss wurde etabliert.
Etwa ein halbes Jahr nach der Veröffentlichung der ersten Version des Handbuchs erfolgte eine umfassende Erweiterung. Dabei wurden die Anforderungen weiterer Abteilungen wie des Einkaufs integriert sowie Anleitungsmaterialien speziell für Microsoft-Anwendungen wie MS Lists, Planner und Co. ergänzt. Auch diese Erweiterung wurde durch eine entsprechende Schulung begleitet.
Das Besondere: Durch die gewonnene Klarheit im Projektmanagement konnten weitere Optimierungspotenziale identifiziert und angestoßen werden.
Fazit
Durch die enge Zusammenarbeit mit parameta konnte Knauf Ceiling Solutions am Standort in Grafenau eine maßgeschneiderte Projektmanagementmethode erfolgreich etablieren, die nicht nur zu einer besseren Koordination und Klarheit in den Projekten führte, sondern auch zielgerichtetes Handeln fördert. Die systematische Entwicklung und Einführung dieser Methode, unterstützt durch umfassende Schulungen und eine optimierte Nutzung von Microsoft-Anwendungen, haben es ermöglicht, das Projektportfolio effektiv zu managen und kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen. Die positiven Ergebnisse und die fortlaufende Weiterentwicklung zeigen den nachhaltigen Erfolg dieser Initiative.
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parameta steht mit seiner Beratung seit 2002 für erfolgreiches Projekt- und Portfoliomanagement, das Menschen erfolgreich macht. Unabhängig von Tool-Herstellern oder Methoden-Organisationen, bringen wir in unsere Beratung und Umsetzung stets die Erfahrungen aus mehr als zwei Jahrzehnten Projektmanagement mit. Dazu noch unsere aktuellen Prozess-, Methoden- und Tool-Kompetenzen und jede Menge Begeisterung für Ihr Thema. Wir machen Ihre Projekte zu unseren.
